¿Cuáles son los beneficios del BPM en la productividad de la empresa?

Business Process Management, o BPM, es un sistema de gestión que tiene como objetivo mejorar el desempeño general de las empresas. Esto se logra mediante la automatización de procesos, la adaptación de la gestión y el mantenimiento de cambios favorables a las empresas.

El sistema BPM es un enfoque específico para gestionar las operaciones comerciales.

En términos generales, la gestión de procesos de negocio puede ser una gran alternativa para ayudar a tu empresa a alcanzar sus objetivos mediante la adopción del marketing analítico.

Pero, ¿qué es BPM?

BPM:

• No es una metodología
• No es una estructura empresarial.
• no es una herramienta

BPM podría definirse, de manera bastante objetiva, como un listado de prácticas con un enfoque total en modelar los procesos de una empresa con un enfoque de mejora continua. Es decir, este trabajo no tiene conclusión, es revisado y mejorado constantemente, buscando siempre un perfecto alineamiento entre la ejecución y el resultado deseado.

Es eficiente porque contribuye al éxito de los procesos implantados en las empresas.

De esta manera, la gestión de procesos de negocio opera en la búsqueda de nuevas formas de mejorar las actividades existentes, ayudando a los empleados a producir buenos resultados.

Básicamente, piensa en la siguiente analogía: para que un reloj funcione es fundamental que toda su estructura está organizada estratégicamente y que las piezas estén automatizadas, ¿no?

Por lo tanto, en una empresa no es muy diferente. Cuando todos los sectores están sincronizados, los resultados se ejecutan y gestionan mejor.

Así, en resumen, el sistema de BPM consiste en un conjunto de prácticas de gestión que tienen como objetivo hacer más fácil el trabajo de todos los individuos de una organización productiva y satisfacer al cliente al final.

¿Por qué BPM puede ser un gran aliado para las empresas?

Siempre que desarrolla un nuevo producto, se pone en contacto con un cliente potencial calificado o aborda problemas dentro de su empresa, probablemente sigue un proceso determinado.

Estos pasos se conocen como procesos de negocio. En resumen, hacen que su organización funcione de manera más organizada y efectiva.

Dado que el mercado está cambiando y requiere optimizaciones cada vez más recurrentes, es fundamental que las empresas que quieran hacer su trabajo más optimizado, productivo y eficiente inviertan en este conjunto de técnicas.

Por lo tanto, los sistemas BPM ayudan a garantizar que los distintos procesos de las organizaciones sean monitoreados correctamente.

En este contexto, mejora los procedimientos y genera resultados más adecuados con menos recursos, lo que puede generar buenos beneficios y mejor rentabilidad para la empresa.

En definitiva, la Gestión de Procesos de Negocio apoya a los líderes y empleados en la toma de mejores decisiones, haciendo que los procesos sean más eficientes y organizados.

¿Cuáles son los principales aspectos del sistema BPM?

Hay algunas características que conforman el sistema de BPM. Es importante entender todos ellos y sus principales aplicaciones para que la implementación de este mecanismo se realice correctamente en su empresa.

Mapeo de procesos

En primer lugar, se realiza un análisis exhaustivo de todos los procesos existentes actualmente en la organización. Es necesario mapear y documentar todo, para que sólo así se pueda hacer un análisis de cómo está funcionando todo, de principio a fin, en todas las áreas del negocio. Descubra algunas de las fases de este inicio de implantación:

• Documentación de todos los procesos adoptados actualmente en la empresa.
• Buscar la colaboración de miembros clave del equipo, para que puedan monitorear y contribuir a los cambios que deben implementarse
• Investigación exhaustiva de defectos y cuellos de botella
• Creación de nuevos formatos que permitan proponer mejoras posteriormente
• Definición de prioridades para organizar el momento de implementación
• Definición de actividades que tendrán sus procesos automatizados
• Seguimiento continuo de todos los nuevos procedimientos.

Estandarización

Llegados a este punto, es habitual definir un proceso que sirva de guía de buenas prácticas a adoptar en adelante por los departamentos seleccionados. En primer lugar, es necesario que el equipo realmente empiece a darse cuenta de las ventajas de adoptar una gestión de procesos eficiente.

Muchos procesos se podrán mejorar y serán más fáciles de operar, además de que cada empleado tendrá pleno conocimiento de sus obligaciones dentro de este contexto. Este momento es sumamente importante para el éxito de BPM, mira algunas de sus ventajas:

• A partir de ahora es posible predecir y tomar decisiones en función de los errores y aciertos registrados en la plataforma.
• Todos se sienten más seguros de que la legislación y todas las normas reglamentarias se cumplen adecuadamente
• Cada miembro del equipo se hace responsable de una parte del proceso, es decir, eliminando zonas grises a la hora de cobrar cualquier obligación
• Elimina la gran mayoría de errores humanos

Mejora

Esta etapa también se conoce como BPI (Business Process Improvement), es decir, algo relacionado con la mejora de la gestión de procesos.

Aquí es donde se realizan las primeras correcciones a los procesos, para que fluyan más fácilmente y sean adoptados por todos los empleados de una forma más intuitiva. Conoce algunas de sus fases:

• Preocupación por determinar un orden lógico para llevar a cabo los procesos.
• Capacitación técnica del equipo para que puedan realizar la función con facilidad, además de brindar la infraestructura necesaria para aumentar la productividad.
• Aplicación de todas las mejoras diseñadas e implementadas.

Ventajas de BPM

Además de las ventajas más evidentes, como la mejora de los procesos de la empresa, existen muchos otros frentes en los que BPM actúa directamente para optimizar la competitividad empresarial.

Mira algunos:

Mayor transparencia

El ambiente laboral se ve directamente afectado por la implementación de un BPM. Esto se debe a que cada empleado necesita tener el tamaño exacto de su área de actividad, y esto, además de mejorar la comunicación interna entre equipos, también mejora el clima general dentro de la organización.

Mayor control

Al contar con la ayuda de un BPM, además de saber que todas las funciones se están realizando satisfactoriamente, también existe la posibilidad de rastrear y monitorear indicadores de desempeño. De esta manera, resulta mucho más fácil identificar una dificultad y corregirla a tiempo para salvar a la empresa de cualquier tipo de pérdida.

Ganancia de productividad

Al facilitar los flujos de trabajo, todos ganan. El equipo tiene más tiempo para dedicarse a cuestiones estratégicas en lugar de pasar horas cumpliendo demandas operativas. Al automatizar procesos que ayudan a reducir la burocracia, todos empiezan a sentirse más seguros y motivados, lo que impacta directamente en la calidad de las entregas y, posteriormente, en la productividad de cada empleado.

Más agilidad

A la hora de tomar la decisión de automatizar procesos, la empresa ahora puede contar con mucha más agilidad y precisión en la realización de las tareas. Por no hablar de la toma de decisiones, que se vuelve mucho más asertiva, ya que ahora se basará en datos y no sólo en conjeturas e intuiciones.

Entrega de resultados

La velocidad con la que BPM comienza a ofrecer resultados positivos y visibles dentro de la organización es impresionante; además, es una alternativa extremadamente barata en comparación con las ganancias que presenta.

Eficiencia

Con todos los procesos automatizados, un equipo capacitado y seguro totalmente dedicado a las estrategias comerciales solo podría resultar en mayor eficiencia, más productividad y más protagonismo en el mercado.

Reducción de costos

Como BPM es un proceso que, desde el momento en que inicia sus actividades, siempre es monitoreado y mejorado, la tendencia es que, con el tiempo, se reduzcan más gastos y los ingresos de la empresa sean mayores.

Seguridad

Un efecto colateral de la automatización de procesos es el aumento considerable de la seguridad de la información dentro de la empresa, atributo que actualmente tiene mucho valor dentro del entorno empresarial.

Implementa un sistema BPM en tu empresa

Ahora que comprende todos los beneficios principales del sistema BPM, debe preguntarse cómo implementarlo, ¿verdad?

El primer paso es encontrar una empresa que pueda hacer esto por usted. Por lo tanto, investiga un poco y contacta con la organización que ofrece el servicio que mejor se adapta a tus necesidades.