Estrategias de comunicación para optimizar la relación con tus clientes

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Saber escuchar a nuestros clientes u oportunidades de venta es clave para poder entender sus necesidades y así ofrecerles de manera más directa lo que necesitan. Entre tantas tareas en el día a día, se presentan continuamente fallas en la comunicación, tanto a nivel interno como externo, y es allí en donde debes pones una pausa para ejecutar tus labores de forma efectiva y sin errores en tus pendientes.

Son varios los factores en la comunicación con clientes potenciales o actuales que pueden afectar una venta o una recompra, esto influye tanto en actitud (si lo haces cara a cara o por llamada), como en la manera en la que escribes. Seamos realistas, si alguien va a pagar por tu producto o servicio va a querer el mejor trato, inmediatez y acompañamiento, pero todo esto lo enmarca una excelente comunicación.

Como te mencioné al principio, dicha comunicación se puede perder y en este artículo te contaré cómo puedes tener éxito en la relación con tus clientes y cómo ahorrar tiempo para tus demás labores diarias. 

Principales errores en la comunicación con clientes

  1. Enviar mensajes impersonales. Es clave que tus clientes sepan que los conoces, que los recuerdas o que estás al tanto de sus necesidades. Algo tan básico como llamarlos por su nombre o mencionar a su empresa en uno de los diálogos, hará que se sientan en plena confianza para continuar con el proceso.
  2. No conocer tu propia empresa. La identidad corporativa es indispensable para tu equipo, ya que esto lo reflejan en la comunicación con los  clientes. Un empleado feliz y que conoce los objetivos de tu negocio, harán que se relacione mejor con sus clientes, puesto que conocen detalladamente qué están vendiendo y qué tanto ofrecerles. 

Capacita a tu equipo para que todos hablen un mismo lenguaje y hagan uso de las mismas herramientas digitales para los procesos correspondientes.

  1. No saber cuando parar: Las comunicaciones desmedidas asustan a los clientes potenciales. Un agente de ventas insistente puede intimidar y generar el efecto contrario en una posible venta.

Conocer muy bien la base de datos y analizar a cada uno para no saturarlos con información, es importante al momento de vender, no importa la temática que utilices o la longitud del correo, debes respetar los canales de comunicación que tus clientes potenciales y actuales que te abrieron.

  1. Uso de lenguaje negativo: Tus clientes quieren soluciones y al entablar una conversación en la que juzgas ciertas acciones, o desacreditas al cliente, puede generar una mala imagen y defraudarlo.

Veámoslo con un ejemplo:

Como puedes ver en la conversación, el cliente sugiere que la empresa sea más clara o amplíe la información en X caso; sin embargo, recalcan su equivocación y utilizan mayúsculas para reiterarlo (además de la falta de puntuación). Se leería mejor si fuera: “Gracias, lo tendremos en cuenta para que no le suceda a otras personas. Por ahora te cuento que aunque el proceso no se haya realizado correctamente, te podemos ayudar de la siguiente manera… Ahora ya lo sabes para una próxima oportunidad”.

Siempre hay que pensar en que hay una persona al otro lado, que no sabemos como va su día, que son sensibles y el tacto al escribir o al hablar define tu venta. Además, lo dice el conocido dicho “El cliente siempre tiene la razón”.

  1. Tiempo de respuesta: Sin duda es una de las fallas más frecuentes que se encuentran, y es comprensible que no están disponibles 24/7 para contestar, pero para esto hay varias soluciones que más adelante te mencionaré.

Importancia de una buena comunicación con tus clientes

Una correcta relación con tus clientes hará que tu trabajo sea más fluido, evitará retrocesos en la gestión de tus clientes y alcanzarás las metas en un menor tiempo, ya que tendrás espacio de sobra para enfocarte en otras tareas. 

Tus clientes tendrán una mejor experiencia de compra, ya que una comunicación asertiva se refleja en la calidad del servicio. Así mismo, la relación con tus ellos se fortalecerá gracias al valor que le das como persona, lo cual te dará ventaja sobre la competencia.

Todo lo anterior se complementa con clientes felices y fieles a tu marca, lo que significa más ventas futuras por recomendación. 

Herramientas digitales para mejorar la comunicación con tus clientes

WhatsApp: Esta famosa App se ha convertido en una de las favoritas para hablar con clientes potenciales y actuales, pues gracias a su versión para negocios (Business) te permitirá ir un paso adelante siempre y cuando sepas cómo usarla.

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Chatbots: Sin duda, la inteligencia artificial ha sido un invento maravilloso y los chatbots son la prueba de ello. Estos te ayudarán a generar interacción entre tus interesados con un sistema que simula el servicio al cliente. 

Es una herramienta muy valiosa, pero hay que usarla inteligentemente, ya que puede generar cierta fricción en la comunicación con tus clientes al no tenerlo bien configurado.

Redes Sociales: Si tu empresa no está en redes sociales, no existe. Este es un canal que cada vez obtiene más fuerza para conversar con oportunidades de venta, y poco a poco han ido incluyendo funcionalidades para facilitar esta tarea, como lo son las respuestas automáticas, incluir el catálogo de productos, etc. 

Email: Tener una estrategia de email marketing definida te traerá grandes beneficios, ya que según el portal Kinsta, “en 2022, 4.030 millones de personas en todo el mundo usan el correo electrónico. Los expertos prevén que ese número crezca hasta 4.480 millones para el 2024”, esto significa que es un canal con un gran alcance, por lo que a nivel táctico te dará buenos resultados en la relación con tus clientes.

CRM: Esta solución va creciendo año tras año y te ayudará a centralizar toda la información de tus clientes para que puedas gestionarlos a través de tu pipeline de ventas. Esta herramienta generará recordatorios cuando tengas tareas pendientes con tus clientes. Además de muchas más funcionalidades e integraciones que harán una relación estrecha y duradera entre el cliente y tu.

¿No sabes por donde iniciar? Soluciona tus problemas de comunicación con clientes 

La tecnología es tu amiga y con buenas prácticas puedes optimizar la comunicación con tus clientes y al mismo tiempo tener a tu equipo trabajando sincronizadamente. Para solucionar tus baches comunicativos puedes adquirir un CRM como el de DataCRM que te brinda un sin fin de opciones adaptables a tu empresa, que aportarán a la adquisición y retención de tus clientes, mediantes herramientas como:

  • Creación de Lanidng Pages
  • Cotizaciones
  • Integración Nativa con WhatsApp
  • Automatización de procesos
  • App móvil
  • y mucho más!

Pero, la magia comienza cuando complementas DataCRM a Jivochat, la herramienta que te facilita la comunicación mediantes redes de mensajería como:

  • Instagram
  • Messenger
  • Telegram
  • Chatbots
  • Viber
  • Y muchas plataformas más!

Solo visualiza fusionar estas dos herramientas y tener todos los datos que compilas de diferentes canales en el CRM, listos para ser gestionados y ganar más ventas.

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