La gestión financiera es el pilar que sustenta a las empresas. Después de todo, el área es responsable de gestionar los recursos necesarios para que todas las operaciones se lleven a cabo. Los profesionales a cargo de esta labor necesitan gestionar eficientemente el flujo de efectivo, saldar deudas e identificar gastos innecesarios que se puedan recortar.
Independientemente del tamaño o sector de una empresa, invertir en una buena gestión financiera es fundamental para gestionar de la mejor forma posible el capital de un negocio, aumentando la fortaleza de su marca y posibilitando la inversión en nuevas áreas o nuevas soluciones.
Así como los éxitos en esta área generan un impacto muy positivo, los errores de gestión pueden causar daños a corto o largo plazo. Errores graves pueden incluso ser responsables del cierre de una empresa.
Por tanto, la gestión de tu empresa debe ser estratégica, guiada por una planificación financiera en la que las decisiones se basen en datos.
Sin embargo, es común que los negocios en sus etapas iniciales tengan operaciones más simples y directas, con el objetivo de simplemente cubrir sus necesidades actuales. Sin embargo, a medida que las empresas crecen, aparece la necesidad de un control más completo y eficiente.
Si quieres evitar errores y comprender mejor la importancia de este concepto en tu negocio, consulta nuestro artículo completo sobre gestión financiera.
¿Qué es la gestión financiera?
La gestión financiera es el conjunto de procedimientos y acciones administrativas que implican la planificación, el análisis y el control de las actividades financieras de una empresa. Es todo lo relacionado con inversiones, gastos fijos y variables, financiamientos, préstamos, utilidades y valor patrimonial de una organización.
Estas acciones son esenciales para que las empresas logren buenos resultados. Al fin y al cabo, es a partir de ellos que será posible definir objetivos, plazos y analizar los resultados según la planificación.
Esto significa que las empresas que practican una buena gestión financiera son capaces de entender cuánto deben pagar, cuánto deben recibir y cuál es el equilibrio entre estas variables.
La gestión financiera de una empresa tiene como objetivo analizar los indicadores financieros de una empresa para comprender la situación de la empresa y entender cuál es el mejor camino a tomar.
También es posible identificar si las operaciones de una organización están generando ganancias o pérdidas a través de la gestión. Al identificar este escenario, será posible evaluar la posibilidad de inversiones en nuevas áreas o qué acciones se deben tomar para eliminar pérdidas.
¿Por qué es importante la gestión financiera?
Hay cuatro preguntas fundamentales para una gestión financiera eficaz:
¿Cómo están los indicadores financieros?
¿Cuánto tiene la empresa en cuentas por cobrar?
¿Están operando con pérdidas?
¿Qué acciones se pueden tomar para generar mejoras?
Los gerentes financieros que no conocen las respuestas a ninguna de estas preguntas están cometiendo un error en su gestión.
Sólo a través del análisis de datos e indicadores financieros será posible identificar el estado de la empresa, qué dirección está tomando el negocio y si es más ventajoso seguir en ese camino o adoptar cambios para entrar en un mejor camino.
Identificar si las operaciones de una empresa se realizan con ganancias o pérdidas puede ser obvio, sin embargo, muchas empresas sólo toman en cuenta su flujo de caja. Lo cual no indica exactamente pérdida ni ganancia.
Hay situaciones en las que las organizaciones tienen excedentes de efectivo en su flujo de caja, pero sus operaciones están generando pérdidas. Incluso puede ocurrir lo contrario, que haya falta de efectivo y operaciones que generen ganancias.
Por eso, comprender el estado real de la empresa es tan importante para poder tomar decisiones basadas en el escenario real.
Además, es muy importante evaluar las mejores alternativas a seguir para alcanzar las metas. Luego de identificados los indicadores y la rentabilidad, será posible decidir si mantener la planificación o trazar nuevas estrategias para alcanzar las metas definidas.
Finalmente, parte de la gestión financiera es tener control sobre lo que una empresa debe pagar, cuánto debe recibir y cuál es el saldo de sus recursos financieros.
Funciones principales de la gestión financiera
Cuando se trata de gestionar las finanzas de las organizaciones corporativas, existen 4 funciones principales que destacan en una buena gestión financiera.
Planificación financiera: resaltar las necesidades de crecimiento del negocio, identificar desafíos y problemas futuros, elegir activos rentables para el emprendimiento y establecer la rentabilidad de los activos.
Control financiero: evaluar y monitorear el desempeño financiero, evaluar las desviaciones de los indicadores, comparar el desempeño actual y el pasado, definir medidas correctivas, implementar medidas correctivas efectivas y emitir facturas.
Gestión de activos: crear una buena estructura para la gestión de riesgos, monitorear las diferencias entre entradas y salidas y gestionar bien las inversiones.
Gestión de pasivos: gestionar el capital de la empresa y garantizar una estructura de capital que sea eficaz tanto en la gestión de riesgos como en la reducción de costes.
Entendemos que estas 4 actividades son esenciales para que una empresa se mantenga económicamente saludable. Las empresas que no piensan en planificar cómo organizar sus gastos y no monitorean sus activos y pasivos tienen altas posibilidades de fracasar.
Además, los directivos también necesitan organizar sus funciones en función de sus plazos, para optimizar su trabajo identificando prioridades:
- Funciones a corto plazo: actividades rutinarias, control de cobros y pagos, control de caja y control de inventarios.
- Funciones de largo plazo: estrategias de inversión y financiación, identificación, análisis y selección de oportunidades de inversión, estructura y coste del capital y relaciones con inversores.
Todas estas actividades son importantes para el éxito de un negocio, pero son más relevantes dependiendo de su planificación y de la etapa por la que se encuentre la empresa.
Por lo tanto, no te centres sólo en acciones que generen resultados en el presente. Tenga en cuenta que invertir tiempo en ejecutar procesos a largo plazo también traerá beneficios y mejorará la vida financiera de un negocio en el futuro.
Los 7 errores más comunes que se deben evitar en la gestión financiera
Conozca algunos de los principales errores que pueden perjudicar la gestión financiera de su empresa y provocar pérdidas de dinero para su negocio.
1. Falta de herramientas de control
La falta de herramientas profesionales para el control de las finanzas someterá la administración de una empresa a errores y falta de organización. La mejor manera de llevar a cabo actividades relacionadas con las finanzas es a través de un sistema ERP que integre todos los sectores y ofrezca un análisis completo de los datos.
2. No definir el pro-laboral
Pro-labore, "por el trabajo" en latín, es la remuneración que se recibe por las actividades realizadas por un socio dentro de la empresa. En otras palabras, es el valor que los propietarios de una empresa definen para sí mismos.
No tener un valor estipulado puede comprometer el flujo de caja de la empresa en situaciones donde se retire más dinero, afectando el presupuesto y las actividades del negocio.
Así que establece un monto máximo y limita tus ganancias a ese monto. Si la empresa obtiene más ganancias en un mes, ahorre para invertir en el crecimiento y prosperidad del negocio.
3. Cuentas mixtas
Mezclar cuentas personales y comerciales es un error que puede afectar financieramente a su negocio. Esta confusión, que genera constantes retiradas, perjudica directamente el progreso de una empresa.
Por lo tanto, mantenga sus cuentas separadas y maneje los asuntos personales por separado de las finanzas comerciales.
4. Falta de prioridades
Conocer bien tu empresa es importante para identificar qué actividades tienen mayor impacto en sus resultados. Por lo tanto, no realices inversiones sin estar seguro de que traerán retornos.
Análisis profundo de los procesos y operación del negocio para asegurar resultados en sus inversiones de capital de trabajo.
5. No registrar todas las entradas y salidas
Si no se lleva a cabo un control financiero riguroso, registrando tanto las pequeñas transacciones como los grandes retiros o entradas de dinero, los montos no coincidirán con el saldo bancario. Esto puede dar lugar a verdaderos problemas presupuestarios e incluso a irregularidades en su contabilidad.
6. Gestión ineficiente del inventario
El inventario es necesario para las empresas que trabajan con productos físicos. Cometer errores en la gestión puede comprometer las finanzas de una empresa. Después de todo, la falta de organización puede provocar que se pierdan productos e incluso que se realicen inversiones innecesarias para reemplazar productos que no se venden bien.
Además, no reponer los productos más vendidos o reponerlos en el último minuto puede resultar en la pérdida de ventas debido a la falta de artículos disponibles, lo que afecta negativamente sus operaciones y ganancias.
7. No establecer metas financieras
Finalmente, no tener un objetivo financiero bien definido puede provocar que los emprendedores se pierdan a la hora de gestionar su negocio. Por lo tanto, la planificación estratégica y financiera es uno de los pasos iniciales que permite a las empresas alcanzar el éxito en sus objetivos a corto y largo plazo.
9 consejos para una gestión financiera eficiente
Las estrategias y forma de gestionar un negocio pueden variar según el perfil del emprendedor y el segmento en el que se encuentre operando. Sin embargo, existen algunos consejos universales que todos pueden seguir para garantizar el éxito en su administración.
1. Crea un buen plan financiero
Como ya hemos mencionado en este artículo, la planificación financiera es uno de los primeros pasos que debe dar una empresa hacia su seguridad y organización financiera.
El objetivo principal de la planificación es identificar qué inversiones podrá realizar una empresa durante un período de tiempo. Esto es importante porque determinará cómo se gastará el dinero en campañas de marketing, actualizaciones de sistemas o herramientas, proceso de ventas, etc.
Para crear un buen plan es necesario tener en cuenta objetivos realistas. También es necesario desarrollar estrategias para alcanzar estos objetivos, definiendo indicadores de desempeño para evaluar el desempeño durante el proceso.
2. Controlar el flujo de caja
Llevar un control estricto de todos los gastos e ingresos es parte de un buen control del flujo de caja, algo fundamental para una buena gestión financiera. Manteniendo el flujo organizado será posible controlar entradas, salidas, planificar y anticipar decisiones si se encuentran situaciones donde habrá exceso o insuficiencia de dinero.
Recuerde que sólo monitorear las entradas y salidas no es suficiente. También es necesario proyectar el flujo de caja futuro para poder predecir cómo se desempeñará la organización y planificar nuevas acciones.
3. Crear un plan de cuentas
El plan de cuentas es un documento que reúne en un solo lugar una visión general de las cuentas de una empresa. Una forma sencilla de hacerlo es nombrar y clasificar los ingresos y gastos de cada sector.
Registre todos los ingresos y gastos utilizando categorías como: ingresos, gastos de operación, impuestos, salarios, etc.
4. Cuente con profesionales especializados
Algunos empresarios son excelentes profesionales de ventas, pero no tienen las habilidades necesarias para administrar bien sus finanzas. Una excelente alternativa para estos casos es contratar profesionales especializados en administración y contabilidad, como un analista contable, para organizar las finanzas de su empresa.
5. Mapear costos y gastos
Toda empresa necesita asumir gastos y costos esenciales para llevar a cabo sus actividades. Un consejo importante para mantener la organización financiera es crear un mapa, detallando los valores para poder monitorearlos y controlarlos de cerca.
El objetivo principal de esta actividad es descubrir si el presupuesto de la empresa se está utilizando de manera efectiva y generará ingresos. O si hay gastos que se pueden recortar para preservar la salud financiera de la empresa.
6. Define tu capital de trabajo
Evaluar la cantidad ideal que se debe mantener en efectivo para que su negocio pueda operar es de suma importancia. Por lo tanto, comience a gestionar el capital de trabajo definiendo cuál debe ser este valor utilizando la fórmula de Requerimiento de Capital de Trabajo:
NGC (Requerimiento de capital de trabajo) = Activos corrientes operativos - Pasivos corrientes operativos
Si el resultado es positivo, su empresa es capaz de sostenerse sin necesidad de buscar crédito en los bancos. Si el resultado es negativo, los activos disponibles son menores que los costos de las cuentas por pagar y probablemente será necesario financiar más capital de trabajo.
7. Realizar diagnósticos financieros a partir de informes
Controlar el flujo de caja y registrar las actividades financieras de una empresa es importante para generar informes de gestión que puedan servir como un diagnóstico financiero preciso.
Además del flujo de caja, los informes importantes son: balance general, análisis de pagos y cobros y Estado de Resultados de Gestión (DRE).
8. Establezca indicadores para monitorear su desempeño
Además de los informes, también necesitarás monitorear los indicadores clave de desempeño de tu gestión financiera.
Mantenga siempre la vista puesta en los ingresos, el beneficio neto, el punto de equilibrio, el margen de beneficio, el margen de contribución y la liquidez actual.
