Plan de acción: construye el tuyo en 5 pasos

Un plan de acción es una herramienta esencial para que puedas desarrollar tu negocio estableciendo objetivos y logrando mejores resultados.

Es a través de esta herramienta que podrás monitorear la realización de las actividades y acciones planificadas para evitar que alguna de ellas se quede atrás.

También te permite mantener el control de tu equipo, al reconocer quiénes fueron los responsables de realizar cada tarea y quiénes no las cumplieron.

Es decir, si tienes un negocio virtual y quieres mejorar tu gestión, el plan de acción puede ayudarte a hacer más eficiente tu gestión.

Para que comprendas más sobre cómo desarrollar un plan de acción y aplicarlo a tu negocio, continúa leyendo este artículo.

¿Qué es un plan de acción?

Para comenzar nuestro tema, primero definiremos qué es un plan de acción, pero antes sepamos que puede ser reconocido por otras nomenclaturas como plan de trabajo o plan de actividades.

El plan de acción es una herramienta de gestión que se utiliza para que puedas planificar y controlar acciones y actividades dentro de tu negocio.

A través de un plan de acción, podrás determinar qué acciones son necesarias para que puedas alcanzar tus objetivos.

También es un documento donde registras los puntos principales necesarios para llevar a cabo tu estrategia.

Estos puntos incluyen: los cronogramas y plazos que se deben cumplir, las tareas que se deben realizar y los responsables de realizarlas, y la inversión requerida para el proyecto.

Podemos resumir el plan de acción como un documento utilizado para planificar y poner en práctica una estrategia.

De esta manera, permite tomar todas las decisiones antes de ponerlas en práctica, y por eso es posible ser más asertivo, ya que es posible resolver los problemas con antelación.

Lo cual es muy importante si quieres aplicar estrategias de marketing digital a tu negocio, por ejemplo.

Es una herramienta muy adecuada para lograr soluciones a corto plazo, pero podemos separar el plan de acción en dos categorías distintas.

Plan de acción de una empresa

En los negocios, el plan de acción es una herramienta indispensable para alcanzar los objetivos organizacionales.

Porque dirigirá todas las acciones de un equipo y también permitirá que el equipo visualice qué objetivos se deben alcanzar.

Un plan de acción empresarial se puede utilizar en varias ocasiones, como por ejemplo:

• Gestión de proyectos;
• Evaluación y gestión de riesgos;
• Desarrollo de negocios;
• Planificación estratégica;
• Ejecución del plan de negocios;
• Con el objetivo de incrementar las ventas;
• Adquisición de clientes potenciales;
• Optimizar el uso de recursos;
• Y etc..

Todo dependerá exclusivamente del objetivo para el que fue designado.

Plan de acción personal

El plan de acción personal tiene como objetivo ayudar a un solo individuo a lograr sus propios objetivos.

Se puede utilizar para una amplia gama de propósitos, tales como:

• Obtener un nuevo trabajo;
• Gestiona tus proyectos individuales;
• Emprender;
• Comprar un auto o una casa;
• Mejorar las relaciones con los miembros de la familia;
• Para estudiar;
• Y etc..

Siempre que tengas un objetivo definido que alcanzar, puedes utilizar el plan de acción.

¿Por qué es importante hacer un plan de acción?

No planificar es un error muy común cuando una empresa necesita lograr resultados rápidos y la falta de planificación puede impedir que tú y tu equipo sepáis qué tareas deben convertirse en prioridad para poder alcanzar un objetivo.

En la práctica, es el plan de acción el que le mostrará el camino más eficaz para alcanzar su objetivo.

Al ser una herramienta de elaboración sencilla, permite una visualización más objetiva de lo que se necesita lograr.

De esta manera, el plan de acción le permite a usted y a sus equipos crear una cultura organizacional para su negocio.

La cultura organizacional garantiza que los planes y objetivos de su empresa estén alineados con los objetivos de su equipo.

De esta manera es posible ahorrar tiempo en la toma de decisiones ya que todos ya están informados de lo que hay que hacer.

Y, si aún tienes dudas a la hora de aplicar tu plan de acción, te hemos traído las situaciones más habituales para su uso y aplicación:

Planificación táctica, estratégica y operativa

Su uso es bastante común cuando las empresas realmente quieren poner en marcha la planificación estratégica.

Es una herramienta que generalmente se utiliza para planificar y monitorear la implementación de acciones estratégicas, y se pueden agregar indicadores estratégicos de su historia y progreso.

Gestión de proyectos

Puede utilizar el plan de acción para gestionar sus proyectos de baja complejidad que tienen actividades secuenciales, donde necesita completar una actividad antes de comenzar otra.

No es tan adecuado para proyectos más complejos y es mejor utilizar herramientas más robustas.

Gestión de equipos

También le permite monitorear actividades que no están incluidas en su rutina operativa.

Podemos mencionar algunas actividades como: nuevas iniciativas, mejoras de procesos y corrección de problemas.

¿Cómo hacer un plan de acción?

Elaborar un plan de acción implica prestar atención a algunos detalles sobre tu equipo y la actividad que realizarán.

Pese a ello, veremos en este tema que no existen mayores dificultades para que prepares el tuyo.

Puedes armar tu plan de acción en 5 pasos básicos. Estos 5 pasos incluyen los pasos de:

1. Iniciación
2. Planificación
3. Ejecución
4. Supervisión
5. Clausura

Por lo tanto, la estructura de tu plan de acción debe seguir estos pasos que te comentamos a continuación.

1. Iniciación

La iniciación es una de las etapas más importantes, ya que es en esta etapa donde definirás los objetivos que se deben alcanzar.

Es a través de tu objetivo que debes estructurar tu plan de acción y es este el que definirá todo lo demás, como las metas y acciones que se llevarán a cabo para lograrlo.

El responsable de desarrollar el plan de acción deberá tener un amplio conocimiento del negocio, ya que también será el responsable de delegar funciones a los equipos involucrados.

Y debe entender cómo cada equipo contribuirá a ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos.

Sus objetivos podem ser:

• Objetivos de ventas: Aumentar el volumen de ventas o el valor de las transacciones.
• Objetivos de marketing: conocimiento de marca, generar leads cualificados, mejorar la tasa de conversión, o incrementar la participación en redes sociales.
• Objetivos de servicio al cliente: Mejorar la satisfacción del cliente, reducir el tiempo de respuesta a consultas, o aumentar la retención de clientes.
• Objetivos de producción u operativos: Aumentar la eficiencia operativa o reducir los costos de producción.
• Y etc..

2. Planificación

Luego de definir el objetivo de tu plan de acción, es en la etapa de planificación donde se comienza a estructurar.

Es en esta etapa donde se definen las acciones, metas y KPI que te ayudarán a alcanzar tus objetivos.

Aquí es importante tener cuidado de establecer objetivos que sean tangibles y medibles, y que le permitan a usted y a los equipos involucrados visualizar lo que se logró en un período determinado.

La definición de objetivos tangibles y medibles permite que el equipo permanezca motivado y permite monitorear y evaluar su desempeño.

En la etapa de planificación también se definen:

• Línea de tiempo;
• ¿Qué profesionales intervienen?
• Inversiones;

También es posible elaborar un plan de acción secundario que demuestre los requisitos para que cada acción realizada tenga éxito.

El plan de acción secundario puede incluir:

• Riesgo del proyecto;
• Calidad;
• Recursos humanos;
• Equipos necesarios;

Es importante comunicarse con tu equipo, así que habla con los responsables sobre cada tarea que se les está asignando.

3. Ejecución

Esta es la etapa de poner en práctica tu plan de acción, y para hacerlo más fácil debes seguir el cronograma que se ha definido.

También es fundamental que este cronograma sea visible para todos los empleados involucrados en las actividades y acciones.

En esta etapa se asignan los recursos humanos y financieros definidos en la etapa de planificación.

Durante la ejecución, es importante monitorear de cerca si los equipos responsables están realizando las actividades que se les asignaron.

4. Supervisión

Durante el seguimiento se sigue la evolución general del plan de acción.

El monitoreo es donde monitorearán a los responsables de llevar a cabo las actividades descritas en el plan de acción y verificarás si se están desarrollando siguiendo el plan.

Las evaluaciones deben realizarse a ciertos intervalos para evitar que surja algún problema durante la ejecución.

Cuanto más rápido se identifica un problema, más posibilidades hay de crear una solución, y las soluciones rápidas permiten que la empresa sufra menos consecuencias.

Cuando se identifica un problema, es necesario trabajar en identificar sus causas para encontrar la solución más adecuada para resolverlo.

Y no olvide que puede ajustar los pasos del proceso para garantizar que el plan de acción no se vea comprometido.

5. Clausura

La fase de cierre es fundamental para evaluar su plan de acción, ya que allí se debe revisar el plan de acción.

También es importante trasladar la información a un documento donde será posible evaluar los resultados obtenidos mediante la implementación de este plan de acción.

Es decir, la etapa de cierre es donde se documenta toda la información del análisis del plan de acción, así como todos los problemas y aprendizajes obtenidos durante el proceso de implementación.

Todos los involucrados en el proyecto deben recibir una copia de este documento, esta fase es importante para la implementación de los siguientes planes de acción

Haz tu plan de acción con Canva

Para que todos os membros da sua equipe tenham facilidade em visualizar o plano de ação é importante você representá-lo visualmente.

Você pode utilizar a ferramenta Canva que possui diversos recursos que permitem que você elabore um plano de ação visualmente bonito e de fácil compreensão.

E o melhor é que você não precisa ser um expert em design para usar o Canva, pois ele possui um editor fácil.

Ou você pode escolher entre os templates já prontos para utilizar, basta você editar da maneira que preferir.

A vantagem de utilizar o Canva é que você pode compartilhar o arquivo com a sua equipe e realizar edições simultâneas.

Metodología del plan de acción

¿Sabías que puedes aplicar algunas metodologías para facilitar la gestión de algunas etapas de tu plan de acción? Te los presentaremos a continuación.

Metodología SMART

La metodología Smart es una metodología que permite establecer objetivos eficientes, ya que se basa en 5 factores:

• Específico (Specific): Tu objetivo no puede ser un objetivo genérico, tiene que ser un objetivo específico y por tanto debe estar claro el resultado que quieres conseguir.
• Medible: Su objetivo debe ser medible y permitirle monitorear la eficiencia de su equipo y si al final se logró.
• Alcanzable: El objetivo debe ser alcanzable, viable y posible de alcanzar.
• Relevante: La meta debe ser relevante y permitirte alcanzar tu objetivo, si no te permite alcanzar tus objetivos organizacionales no es una buena meta.
• Temporal: Debe tener un plazo específico para su cumplimiento.

Utilice la metodología SMART para crear objetivos que realmente puedan alcanzarse a través de su plan de acción.

Metodología PDCA

La metodología utilizada para el control y mejora continua de productos y procesos, a través de ella se pueden crear flujos de trabajo estratégicos.

Consta de los siguientes pasos:

• Planificar (Plan): Planificar el trabajo que se realizará a través del plan de acción como definir los objetivos, métodos y acciones necesarias para que los mismos se alcancen.
• Hacer (Do): En esta etapa es momento de realizar el trabajo de acuerdo al plan de acción y es por eso que se debe involucrar y preparar a los empleados para realizar este proceso.
• Verificar (Check): Monitorear y evaluar lo que se está haciendo e identificar si existen inconsistencias con lo planeado.
• Actuar (Act): Es necesario utilizar los datos obtenidos previamente, resolver las inconsistencias que se encontraron para estandarizar el plan.

¡Ten en cuenta! PDCA es un ciclo continuo y de esta manera permite promover la mejora continua a medida que los resultados del PDCA se retroalimentan.

Debes trabajar cada paso del PDCA con cuidado, muchas empresas trabajan bien la planificación y la ejecución de los pasos, pero se olvidan de comprobar y actuar.

Los pasos finales de PDCA son esenciales para que pueda desarrollar mejoras en los procesos.

Metodología ver y actuar

Esta es una metodología que se enfoca en la resolución de problemas, puedes utilizarla si tu plan de acción tiene fallas.

Para aplicar este método debes seguir los cinco pasos:

• Definir: Se realiza un relevamiento de los problemas de la empresa y sus posibles soluciones a través de una reunión donde los equipos comparten sus ideas.
• Priorizar: Defina qué problemas deben resolverse con la mayor prioridad.
• Describa: El equipo debe estructurar acciones para resolver el problema.
• Ejecutar: La fase de ejecución se basa en la resolución del problema en sí.
• Monitorizar y recopilar datos: Medición de acciones realizadas.

Metodología 5W2H

Esta metodología es más que una simple lista de verificación de actividades, aunque su nombre pueda parecer complicado, es muy sencilla.

El acrónimo de esta metodología son los siete dichos que sustentan la metodología:

• What (¿qué se hará?): Se proporciona una descripción de todos los pasos que son necesarios para lograr el objetivo propuesto.
• Why (¿por qué se hará?): Es la justificación de por qué se está llevando a cabo el plan de acción.
• Where (¿dónde se hará?): El lugar donde se llevará a cabo el plan de acción.
• When (¿cuándo se hará?): Es la fecha límite para que se realicen todas las acciones.
• Who (¿por quién lo hará?): Quienes intervienen en la realización de las operaciones.
• How (¿cómo se hará?): Define la metodología aplicada para realizar las acciones.
• How much (¿cuánto costará?): Cuánto costarán las inversiones que se deben realizar.

La base para llevar a cabo el plan de acción 5W2H está formada por las respuestas a estas siete preguntas imprescindibles para cualquier proyecto o planificación.

Con las respuestas en la mano, tendrás un mapa de actividades que ayudará a que la ejecución sea mucho más clara y efectiva.

Formato de plan de acción

Para que puedas armar tu propio plan de acción, hemos separado un ejemplo con parte de la información básica que debe contener un plan de acción y qué debe incluirse en un plan de acción.

El siguiente ejemplo fue tomado de Canva, sin embargo, puedes realizar las modificaciones que consideres necesarias según la naturaleza de tu proyecto.

Verificar:

• Nombre de la empresa: Esta identificación ayuda a formalizar el documento y es importante sobre todo si vas a presentar el plan de acción a los empleados o superiores de la empresa.
• Estrategia: Se trata del enfoque que se utilizará para lograr su objetivo, como en el ejemplo anterior vemos la estrategia de desarrollo de producto que busca mejorar y lanzar nuevos productos al mercado.
• Objetivo: Es el propósito que buscas alcanzar con tu plan de acción.
• Actividades: Son las acciones necesarias para que tu equipo alcance sus metas y objetivos. Puedes crear una columna específica para explicar cómo se desarrolla cada actividad;
• Duración de cada actividad: Es importante definir un plazo máximo para la realización de las actividades, así como la entrega de los resultados del plan por parte de cada responsable;
• Responsable: Quién será el responsable de realizar cada tarea, puede indicar el nombre o una foto de los responsables.

Consejos para mejorar tu plan de acción

Después de comprender el plan de acción y cómo puede aplicarlo a su negocio, descubra cómo puede optimizarlo.

No olvides involucrar a los empleados

Involucrar a los empleados no es solo delegar tareas para que las realicen, permitiéndoles participar en el proceso de creación de su plan de acción.

Escuche sus opiniones y fomente el intercambio de ideas durante las reuniones. Es importante escuchar a quienes tienen más experiencia en cada área que se verá impactada por su plan de acción.

Esta acción puede generar información valiosa sobre mejoras para su proyecto.

Establecer prioridades

Defina qué tareas deben priorizarse en su lista. Encontrar lo que debe resolverse primero le ayudará a priorizar los pasos para que pueda trabajar en el desarrollo de sus ciclos de acción.

Predecir riesgos

Es importante que siempre anticipes los riesgos y luego elabores planes de contingencia para minimizar los daños.

Incluyendo factores externos, como crisis económicas o cambios en el mercado, por ejemplo.

Para evitar que nos pillen por sorpresa, ya perfilamos acciones para resolver estos posibles problemas

Hacer las correcciones necesarias

También es importante demostrar adaptabilidad. Realizar los cambios necesarios. Es importante mantener el plan, pero hacerlo maleable al mismo tiempo.

¿Listo para aplicar el plan de acción a tu negocio?

En este artículo te presentamos qué es un plan de acción, cómo puedes preparar el tuyo y qué estrategias puedes utilizar para aplicarlo.

No olvides conocer también estrategias que pueden ayudarte a desarrollar tu negocio, como marketing empresarial, análisis SWOT y herramientas de calidad.

Y asegúrese de trabajar en la relación con su equipo, ya que es la base para cualquiera que quiera tener éxito en los negocios.