Qué es la gestión de stock y cómo es importante hacerlo para tu negocio

Las empresas que valoran su salud financiera necesitan administrar sus recursos financieros y procesos de producción de manera eficiente. Para que esto ocurra, la gestión del stock es fundamental.

Sin una gestión, las empresas pueden comprometer su abastecimiento de insumos e incluso la comercialización de sus principales productos, provocando graves pérdidas.

Esto es especialmente más importante en el contexto en el que vivimos hoy, donde el mercado es altamente competitivo y satisfacer las demandas de los consumidores en el momento adecuado y en la cantidad adecuada es la clave del éxito.

Por lo tanto, el inventario debe analizarse y administrarse con mucho cuidado. Da igual si es una tienda física o una tienda online.

Y es por eso que desarrollamos este artículo para ayudarte a comprender mejor qué es la administración de inventario, qué tan importante es para tu negocio y ofrecerte los mejores consejos sobre cómo administrar tu inventario de manera eficiente. 

¿Qué es la gestión de stock?

La gestión de inventarios es el conjunto de procesos que lleva a cabo una empresa para promover la organización y control de sus mercancías en un determinado tiempo y espacio. A través de él, es posible evaluar bien cuáles son las demandas de un negocio y determinar con precisión las necesidades de reposición.

Uno de los objetivos de este tipo de gestión es evitar el exceso y la falta de bienes, factores que pueden generar pérdidas para una empresa.

La definición de la categoría de inventario que se utilizará, la organización de metodologías y la creación de inventario también son procesos incluidos en la gestión de stock. En otras palabras, la gestión de stock tiene como objetivo principal lograr el equilibrio entre la compra, el almacenamiento y la entrega.

Este objetivo se puede lograr haciendo un seguimiento de todos los elementos entrantes, todos los elementos salientes y con qué frecuencia sucede esto.

¿Qué tan importante es la gestión de stock?

Tener un almacén lleno de mercancías no significa que a una empresa le esté yendo bien comercialmente. De hecho, esta información muestra que la empresa tiene parte de su inversión en artículos ociosos.

Administrar correctamente el inventario es uno de los pasos clave hacia el éxito. Al fin y al cabo, su objetivo es mantener el stock ideal para las actividades de una empresa, evitando problemas de escasez o exceso, asegurando que los productos estén siempre disponibles cuando los solicite un cliente.

O sea, la gestión de inventarios es importante para la toma de decisiones de una empresa, ya que a través de la gestión es posible conocer muy bien el funcionamiento de las actividades y cada detalle del sector.

Ve a continuación algunos factores más específicos que refuerzan la relevancia de este tipo de gestión.

Satisfacer las demandas de producción de manera eficiente

Administrar correctamente los artículos en un inventario asegura el suministro de materias primas para la producción. Para eso, los artículos de mayor demanda se almacenan en lugares estratégicos del inventario, lo que facilita su recogida.

Mejorar en el proceso de compra

Las compras también se almacenan en inventarios, por lo que también requieren atención a tu gestión. 

Un buen proceso de aprovisionamiento asegura que las líneas de producción siempre cuenten con los insumos necesarios para seguir produciendo.

Esta organización también es fundamental para las empresas que no producen, pero trabajan con la reventa de productos.

Gestionar bien el proceso de compra facilita la coordinación de las solicitudes de artículos a proveedores, la producción de los productos a comprar, los envíos y recepciones, el almacenamiento en almacenes, la reposición en vitrinas y, finalmente, el envío a clientes.

Cálculo de rotación de inventario

Calcular la rotación de mercancías es importante para determinar qué artículos entran y salen más rápido, así como para determinar qué artículos permanecen en stock por más tiempo.

La rotación de inventario es el número de veces que se ha vendido un artículo en un período específico. Si una empresa tiene 100 unidades de un producto en particular y vende 500 artículos en un período de 30 días, su inventario rota 5 veces al mes.

Para calcular, utilice la siguiente fórmula:

Rotación de inventario = Ventas totales / Volumen promedio de inventario

Ventajas de la gestión de inventario

Después de comprender la importancia de la gestión de stock, estos son los principales beneficios que esta práctica puede traer a una empresa.

Reducción de costos

Al mantener la rotación de productos indicada, la gestión de stock evita que los artículos estén inactivos durante mucho tiempo en un almacén. Además, minimiza los gastos de conservación, limpieza y organización por trámites de organización.

El uso de sustancias que pueden dañar los productos e incluso la humedad también se considera durante la gestión de stock, evitando daños a los bienes.

El conjunto de procedimientos también ayuda a evitar gastos en inventarios que requieren refrigeración.

Soporte para compras

Los informes de rotación de inventario facilitan los cálculos necesarios para la gestión, apoyando al departamento de compras.

De esta forma, es posible considerar un historial de información para planificar la adquisición de artículos e insumos, evitando la compra de artículos con bajas ventas.

Mantener los sectores en sinergia también evita compras duplicadas de artículos que ya están en stock.

Por lo tanto, los elementos no permanecerán inactivos y permitirán que el capital se aplique a otros recursos y otros procesos.

Principales métodos de gestión de stock

Hay varios métodos para esta gestión. Consulta a continuación algunas de las principales y más utilizadas por las empresas.

1. Método ABC

Este método de gestión utiliza 3 pilares para establecer la organización y mantenimiento de cada artículo en un stock. Los 3 pilares son: facturación, ingresos y rentabilidad.

Usándolos, la acción se clasifica en 3 categorías diferentes.

• Artículos tipo A: productos muy importantes y muy valiosos. Por eso, es importante llevar un control total, pues son elementos esenciales para una empresa, a pesar de no ser numerosos. Su facturación es relativamente razonable, sin embargo, genera altas ganancias.
• Artículos tipo B: productos con un valor medio, por lo tanto, no requieren un control tan estricto como el que se aplica en la categoría A. Sin embargo, es muy importante que se controle la cantidad de estos artículos, al fin y al cabo, suelen ser numerosos.
• Artículos tipo C: productos de poco valor para una empresa, por lo tanto, no requieren muchos métodos de control para ser aplicados. A menudo pueden excluirse de los inventarios rotativos y deben mantenerse en pequeñas cantidades, lo suficiente para garantizar que se satisfagan las demandas eventuales.

2. PEPS

La metodología parte del concepto de que los bienes más antiguos de un stock deben tener prioridad en las ventas, con el objetivo de hacerlos obsoletos.

Es este principio el que da origen al nombre del método: "First in, first out". Es un método muy popular hoy en día, adoptado por varias empresas.

Además de evitar pérdidas de producto cercanas a la fecha de vencimiento, el método también puede evaluar el stock al valor más cercano a lo que se practica en el mercado, ya que se trata de artículos de reciente adquisición.

3. UEPS

Este método es la versión opuesta del elemento anterior. Sus siglas significan: "último en entrar, primero en salir". Es decir, los artículos agregados más recientemente al inventario se venderán primero.

Este método de gestión de stock no es recomendable para negocios que trabajan con productos perecederos, además, requiere un control aún más complejo para que las empresas no salgan perdiendo con desgloses de precios y pérdidas de productos.

4. Costo Promedio

El costo promedio, también conocido como precio promedio y promedio ponderado, es un método en el cual se obtiene un nuevo promedio de costos con cada nueva compra.

Con la técnica, el precio final de los artículos se define luego de calcular los valores de los bienes comprados anteriormente sumados a los más recientes.

El costo medio también se puede utilizar de forma fija. En este caso, se debe utilizar el promedio en el inventario de forma permanente y se deben considerar las ventas intercaladas.

5. Just in Time

El método Just in Time, que puede traducirse literalmente como "en el momento exacto", es una forma de gestión creada para promover la reducción de costos, en la que el nivel de stock se deja en el nivel mínimo, justo lo suficiente para satisfacer las demandas de la empresa.

El método de gestión requiere un seguimiento estricto, para que las empresas no pierdan buenas oportunidades de venta por no contar con el stock suficiente para atender la demanda.

Además, se necesitan buenos socios proveedores para que el método funcione.

6. Costo específico o método de precio específico

Este método de gestión de inventario da valor a cada unidad de inventario.

Por tanto, sólo se utiliza en ocasiones en las que es posible conocer el precio o coste de cada artículo. Entonces, simplemente súmalo todo para obtener el valor final de las acciones.

El método no es muy adecuado para el comercio minorista, ya que muchos artículos se mueven en stock.

Consejos para una gestión eficiente del stock

El control sobre los artículos del inventario es fundamental para garantizar un buen volumen de ventas, optimizando los costos operativos. Sin embargo, a pesar de ser algo muy importante para generar resultados y reducir costos, la gestión de inventarios no siempre recibe la atención que merece por parte de los gerentes.

Para evitar que ocurran problemas relacionados con tu inventario, consulta a continuación una lista de consejos para una buena gestión del inventario.

1. Crea un registro de entradas y salidas

No tener un registro de entradas y salidas puede generar graves errores en una empresa.

Al final, sin un control efectivo, no es posible saber la cantidad exacta de artículos disponibles en stock.

La falta de este control también dificulta el seguimiento de la necesidad de reposición de productos, lo que puede generar escasez o exceso de productos.

Registrar los movimientos de stock es un proceso crucial para evitar estos problemas.

2. Evita la falta y el exceso de artículos.

No controlar el movimiento de artículos en un inventario puede conducir a una escasez o exceso de artículos.

Esta falta de seguimiento de la rotación y cantidad del inventario hace que el sector de compras no cuente con la información necesaria y precisa sobre lo que se debe comprar.

3. Realiza un seguimiento de los turnos de inventario

La rotación de inventario es fundamental para evitar que sucedan los problemas del artículo anterior.

El seguimiento de esta métrica es importante para estimar el mejor momento para contactar al proveedor, evitando la falta de artículos.

También es importante hacer un seguimiento de los artículos de baja rotación, lo que significa que se venden poco y se deben evitar las compras, realizar en un período de tiempo más largo o comprar en menor cantidad.

Para garantizar que el giro se realice de manera eficiente, es necesario contar con un buen registro de entradas y salidas, que acompañe detalladamente cada elemento.

4. No administres el inventario manualmente

Confiar en procesos manuales puede aumentar el riesgo de errores de gestión, además de disminuir la productividad de los empleados y hacer que la información sea menos confiable.

Es necesario invertir en tecnología para garantizar datos precisos en la rutina de seguimiento de un inventario.

La adopción de un sistema de gestión puede agilizar la ejecución de tareas, reduciendo costos y liberando más tiempo para que los empleados realicen tareas más estratégicas.

5. Gestiona el inventario con un único sistema

El uso de múltiples sistemas para administrar tu inventario sólo hará perder tiempo y aumentará la posibilidad de cometer errores. Así que elige solo un sistema para rastrear el inventario.

Al centralizar el sistema de gestión de inventario, será posible unificar tu información, automatizar procesos, reducir errores, rastrear el movimiento de artículos en stock, controlar entradas y monitorear niveles de stock.

6. Materiales de inventario

El inventario de materiales es el conteo de artículos que se encuentran en stock, comparando la cantidad de artículos disponibles con los datos registrados en el método de control utilizado.

Mantener los datos de la base de datos actualizados es importante para evitar el riesgo de artículos agotados y para transmitir información más precisa al departamento de compras.

7. Ten una base de registro estandarizada

Los mismos artículos pueden registrarse con diferentes descripciones y códigos si no hay un estándar en el registro de materiales.

Esto puede generar vacíos de stock y perjudicar el control de gerentes y vendedores, quienes no sabrán si un artículo en particular realmente no está disponible o si se registró de manera diferente.

La forma más efectiva de resolver este tipo de problemas es definir una forma estándar con la creación de código y descripción, utilizando solo un código y descripción para cada tipo de artículo.

8. Integrar el sector de inventario y otras áreas

Los sectores de compras y ventas dependen de la información sobre el stock para que tu trabajo se realice con excelencia. Por lo tanto, es necesario integrar estos sectores e invertir en herramientas que faciliten el intercambio de estos datos.

9. Supervisa las ventas para no quedarte sin productos

Quedarse sin existencias es un problema muy peligroso para las tiendas. El seguimiento de las ventas es importante para mantenerse al día con el crecimiento del negocio, así como para controlar el inventario.

Con esta información, será más fácil predecir las necesidades de compra y garantizar que todo lo que la empresa necesita esté ordenado y sea suficiente en un período determinado.

Esto se puede hacer analizando el historial de ventas junto con las proyecciones de ventas.

10. Organiza tu stock

Dejar el inventario desordenado en un sector, sin espacio para que los empleados se muevan, es una muy mala opción. Además, esta práctica puede generar pérdidas para el sector.

Algunas de las principales formas de evitar pérdidas de existencias son: asegurar espacio para que los empleados se muevan entre las existencias, separar los productos por departamento, mantener el almacén limpio y ordenado, poner prácticas de señalización y mantener el espacio aireado.

Las mejores herramientas para una buena gestión de stock

Las herramientas de gestión pueden hacer que el trabajo sea mucho más eficiente, mejorando las actividades y facilitando la planificación de tareas para cada día de la semana.

Consulta a continuación algunas herramientas de control que optimizarán la gestión de tu inventario.

1. Kanban

Kanban es una herramienta hecha por Toyota para controlar visualmente el suministro.

Según el creador del método, la herramienta se inspiró en los procesos de reabastecimiento visual de los supermercados, dando la idea de utilizar tarjetas de colores en tableros y paneles.

El método divide las tarjetas por color según su estado: "por hacer", "en proceso" y "hecho".

Trello es una alternativa al método, brindando la personalización de estados, de acuerdo a su demanda.

2. Sistemas SRM

A través de prácticas comerciales y recursos tecnológicos, para integrar el flujo de información de la gestión de la cadena de suministro, SRM – Supplier Relationship Management o Gestión de relaciones con proveedores, es una excelente manera de mejorar la relación con clientes y proveedores. 

3. Sistemas ERP

Los Sistemas de Gestión Empresarial (ERP) tienen como principal objetivo optimizar el flujo de información, integrando los sectores de una empresa.

Estas herramientas ofrecen beneficios como la gestión de insumos y materiales, uso racional de la mano de obra, control de flujo de caja, reducción de tiempos de producción y entrega, control de calidad, control total del negocio e información en tiempo real.

Para obtener más opciones, consulte nuestra lista de los 11 mejores sistemas ERP.

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¿Listo para mejorar la gestión de stock en tu negocio?

Esperamos que nuestro artículo te haya enseñado de forma sencilla qué es la gestión de stock y su importancia para un negocio.

Aprende a hacer el método curva ABC, mantenla y optimiza aún más tu gestión de stock.