¿Cómo hacer una firma digital? Paso a paso

Aprender cómo hacer una firma digital es fundamental, especialmente para las empresas, ya que con el avance de la tecnología, cada vez más procesos que involucran documentos en papel y físicos están siendo reemplazados por alternativas digitales.

Esto hace que empresas y personas busquen un certificado digital para aprovechar sus beneficios y las posibilidades de firmar documentos mediante firma digital.

Y hay una gran ventaja relacionada: la reducción de gastos con notarías, desapego e incluso ganancia en sostenibilidad.

Si estás interesado en aprender cómo hacer una firma digital, consulta nuestra guía paso a paso.

¿Qué es una firma digital y cómo la obtengo?

Para saber cómo hacer una firma digital, primero necesitas saber cuál es este proceso.

Una firma digital es una forma de firmar electrónicamente un documento de forma segura que puede usarse para contratos electrónicos e incluso valida la firma a través de recursos digitales.

Estas firmas están directamente vinculadas a un certificado digital que protege los datos del usuario y reduce el riesgo de violación.

La firma digital es un recurso que los abogados pueden utilizar para la legitimación online.

Para que esto sea posible, primero necesitarás disponer de un certificado digital que validará estas firmas.

La firma electrónica tiene validez legal en prácticamente todos los países del mundo.

¿Existen diferencias entre firma digital y electrónica?

La firma electrónica es un recurso que se relaciona con todo aquello que se utiliza para firmar y validar documentos digitales o identificar al firmante.

La firma digital utiliza cifrado para realizar esta validación, junto con el uso de un certificado digital.

Esto significa que las firmas electrónicas se pueden utilizar en más situaciones que solo documentos textuales.

Esta tecnología también se aplica a la autenticación de inicio de sesión, la identificación facial, los tokens y la biometría.

¿Qué documentos se pueden firmar con firma digital?

Las firmas digitales se pueden utilizar en diferentes tipos de documentos. Consulta los principales a continuación:

• Contratos de prestación de servicios
• Órdenes de servicio y pago
• Recetas e informes médicos.
• Documentos laborales
• Contratos y modificaciones

¿Cómo hacer una firma digital y obtener un certificado digital?

Recuerda que incluso sabiendo cómo hacer una firma digital, es importante entender cómo obtener un certificado digital, ya que la firma sólo será válida si puede ser reconocida digitalmente.

También se puede utilizar para ayudar a proteger mensajes agregando un código único al mensaje llamado firma digital.

Un mensaje firmado digitalmente muestra al destinatario que usted, no un impostor, ha asegurado el contenido del mensaje y que el contenido no ha sido modificado durante el tránsito.

Existen algunas empresas que puede contratar para crear un certificado digital, o identificación, para realizar su firma digital. Los ejemplos incluyen GlobalSign, IdenTrust y Digicert.

Aún puede crear un certificado digital a través de Windows, sin embargo, estos certificados son solo para uso personal; si es necesario realizar una firma digital comercial o ampliamente distribuida, es importante contratar a un emisor de certificados.

Para crear tu certificado digital para realizar tu firma, sigue los pasos a continuación si usas Windows 10, puedes consultar otras versiones en el tutorial de Microsoft:

1. Vaya a C:\Archivos de programa (x86)\Microsoft Office\root\ (o C:\Archivos de programa\Microsoft Office\root\Office16 si está ejecutando la versión de 64 bits de Office)
2. Haga clic en SelfCert.exe. Aparece el cuadro Crear certificado digital.
3. Cuadro de diálogo Crear firma digital
4. En el cuadro Nombre del certificado, escriba un nombre descriptivo para el certificado.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Cuando se observe el mensaje SelfCert se ha creado correctamente, haga clic en Aceptar.

Para ver el certificado en el almacén de certificados personales, siga este procedimiento:

1. Abra Internet Explorer.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet y después en la pestaña Contenido.
3. Haga clic en Certificados y después en la pestaña Personal.

Ahora estás listo para crear una firma digital

¿Cómo funciona la firma digital en la práctica?

Es más sencillo firmar un documento digital que un documento físico. Para ello basta con enviar el documento en cuestión al firmante.

El envío lo podrás realizar a través de tu correo electrónico e incluso a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp, Telegram u otras mensajerías instantáneas.

Entonces, quien haya recibido el documento podrá firmarlo de forma rápida y sencilla. Al firmar, se puede notificar a quien envió el documento y completar el proceso.

¿Cómo hacer una firma digital en PDF?

Para firmar un documento PDF, debe utilizar el programa Adobe Reader. Usando el programa en cuestión, simplemente siga los pasos que se enumeran a continuación para firmar digitalmente:

1. Lea el documento completo y haga clic en "Herramientas" en el área superior.
2. Busque el elemento "Certificados" y haga clic en "Abrir".
3. Haga clic en "Señal digital" en el área superior de Adobe Reader.
4. Ve al final del texto y haz un cuadrado para demarcar el espacio donde estará ubicada tu firma digital.
5. Se abrirá una ventana con los certificados digitales identificados. Selecciona tus datos y haz clic en continuar.
6. Haga clic en "Firmar" y guarde su documento.

¿Cómo hacer una firma digital en Word?

Aprenda a hacer una firma digital gratuita usando Word. Mira el paso a paso a continuación:

1. Lee el documento en su totalidad, luego haz clic en "Archivo" y elige la opción "Información".
2. Haga clic en la opción "Proteger documento" y elija el elemento "Agregar una firma digital".
3. Se abrirá una ventana para completar información sobre el documento.
4. Elija la opción relacionada con el documento y complete el "Propósito de la firma de este documento".
5. Guarde su documento.

¿Aprendiste a hacer una firma digital?

Esperamos que nuestro artículo te haya mostrado lo fácil que es hacer tu firma digital en PDF o Word.

Si está interesado en proteger sus datos mientras accede a Internet, considere usar una VPN.

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