Que es un CRM (+ tips para elegir el mejor CRM gratuito)

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La organización es importante para cualquier negocio en línea; no es posible alcanzar la máxima eficacia solamente con una lista de tareas pendiente.

Se necesitan herramientas digitales profesionales para relacionarse de forma más efectiva con los clientes y prospectos, es allí cuando los CRM entran en escena.

¿Qué es un CRM?

Acrónimo de Customer Relationship Management, un CRM es una herramienta que permite a las empresas gestionar su relación con los clientes. Esto se logra usando un sistema construido con funcionalidades que simplifican los procesos que involucran el contacto y seguimiento de los clientes.

Los mejores CRM gratuitos son cotizados porque muchas marcas no pueden pagar cierta cantidad por cada agente mensualmente. Así que se atienen a las funciones más básicas para gestionar sus relaciones.

Sin embargo, siempre es buena idea contar con las funciones avanzadas pues ayudan a manejar y controlar mejor cada proceso de forma individual, desde la captación del lead hasta el proceso de compra o incluso al medir la satisfacción.

Un sistema o programa de CRM facilita la ejecución de planes de acción comerciales, ya sean relacionados con el análisis de datos, integración de equipos, estrategias o funcionamiento de áreas operativas.

Además, permiten que los equipos de marketing, ventas y atención tengan a mano todos los detalles importantes del servicio al cliente. Esto significa pueden acceder a la información de los clientes potenciales y reales, y así utilizarla para aumentar el rendimiento de métricas como la tasa de conversión o el valor promedio de venta.

Entre la información más relevante que gestionan los CRM se encuentran:

  • Datos demográficos,
  • Historial de compras,
  • Tipo de plan o servicio que ostenta el cliente,
  • Fase en el embudo de ventas o marketing,
  • Historial de interacciones,
  • Otras notas con información relevante (como último contacto, llamadas agendadas)

De forma resumida, un CRM funciona de la siguiente manera: se registran los clientes en el sistema, ya sea de forma manual o mediante listas automáticas, y luego se llenan renglones con sus datos y comportamiento en relación a la marca, esto permite organizar y presentar información optimizada para tomar futuras acciones basadas en datos.

Mejores CRM gratuitos

La que sigue es una lista para ayudarte a encontrar el mejor CRM gratis que se adapte a tus necesidades.

Ten en cuenta que, además de centralizar toda (o al menos gran parte de) la información sobre los leads y clientes, los mejores CRM también ofrecen herramientas de gestión de metas, métricas, indicadores de negocio, análisis de las etapas del embudo de ventas y marketing, así como varias otras funcionalidades; las soluciones de CRM optimizan la operatividad y liberan el tiempo para que sea invertido en actividades complejas que generan mayores resultados.

Algunos sistemas ofrecen una versión gratuita por tiempo limitado, mientras que otros son gratis por tiempo ilimitado, pero con funciones reducidas.

Presta atención a las reseñas para distinguir mejor su conveniencia y recuerda que, generalmente, las funciones más útiles, las que ahorran más tiempo y esfuerzos, suelen estar en los planes pagos.

1. Pipedrive

Para comenzar nuestra lista hablaremos de Pipedrive, sin duda uno de los mejores CRM gratuito del mercado.

Ten en cuenta que su prueba gratis dura 14 días, en ellos podrás probar su funcionalidad sin compromiso alguno, luego de esto tendrás que elegir entre uno de sus cuatro planes, todos incluyen:

  • Servicio de asistencia 24/7,
  • Embudos completamente personalizables,
  • Importación y exportación de datos,
  • Paneles para crear y seguir acciones,
  • Objetivos de equipo,
  • Sincronización de correo electrónico y mucho más.

Entre las características más interesantes que le hacen destacar están sus más de 150 integraciones con diferentes sistemas y aplicaciones, la posibilidad de personalizar y organizar los paneles como prefieras y la creación de tus propios catálogos de productos vinculados al CRM. Por eso, marcas como Amazon y Vimeo confían en sus servicios.

Pipedrive es una verdadera solución todo en uno, vale la pena echarle un vistazo para comenzar a gestionar de forma más profesional las oportunidades comerciales.

Pipedrive CRM

2. Sendinblue

Esta es una empresa que ofrece diversas soluciones para negocios con presencia online, de hecho su completo sistema CRM es parte integral de su propia herramienta de mailing e email marketing.

Con el CRM de SendinBlue, podrás realizar seguimiento a todas las interacciones dentro de una única plataforma. Esta herramienta ofrece automatización de marketing para que puedas ahorrar tiempo y optimizar la eficiencia de tu equipo, además de filtros para segmentar acciones de seguimiento, como por ejemplo correos transaccionales.

La mejor parte es que, además de hacer email marketing gratis, disfrutarás de características como:

  • Campañas de correo electrónico y marketing por SMS,
  • Segmentación de contactos avanzada,
  • Formularios de registro personalizables,
  • CRM para ventas.

En este es CRM gratuito es verdaderamente gratis por tiempo ilimitado. Sin embargo, en el plan más económico te permite disfrutar de características muy interesantes como envíos ilimitados de correos y pruebas A/B.

3. JivoChat

Además de ser un chat web profesional integrado con todos los canales de comunicación que tu empresa necesita, JivoChat también cuenta con funciones de CRM para que puedas configurar tareas, delegar en miembros del equipo y monitorear el embudo de ventas.

Esto significa que todo el trabajo de tu equipo, la comunicación interna y la comunicación con los clientes, se canaliza a través de una única herramienta.

JivoChat se ha convertido en una herramienta omnicanal todo en uno, focalizando las comunicaciones y gestionando las interacciones.

Si tienes preguntas sobre las funciones de CRM disponibles en JivoChat, ¡habla con nuestro equipo usando el chat!

Incluso quieres una herramienta con funciones más avanzadas, simplemente puedes conectar tu CRM gratis a JivoChat y usar este servicio como una herramienta de comunicación omnicanal y con conexión directa hacia tu CRM.

(Nota: quizás te interese conocer: Cómo hacer una tienda en línea)

JivoChat CRM

4. RD Station CRM

No podíamos dejar a RD Station fuera de nuestra lista con los mejores CRM. Además de sus herramientas de marketing digital y email marketing, la empresa cuenta con un CRM extremadamente fuerteque ofrece todas las soluciones que necesitas para gestionar la relación con los consumidores y generar nuevas oportunidades de venta.

Por supuesto, sus servicios están integrados para que puedas aprovechar el resto de soluciones que ofrece RD Station y así potenciar todas tus acciones a través de la automatización de marketing y el uso de herramientas profesionales para ecommerce, ventas offline, social media, entre otras.

Ha sido reconocido por empresas como B2B Stack y G2, y está detrás de la organización de marcas IAB México y el capítulo mexicano de GOOBEC, el Google Business Education Center.

El CRM gratuito de RD Station funciona por 10 días, un tiempo más que suficiente para darse cuenta que su servicio es realmente bueno.

5. Hubspot CRM

Hubspot es una marca más que conocida por ofrecer de todo en relación al marketing digital, desde formación hasta herramientas profesionales.

Una de estas herramientas es su CRM gratuito, el cual puede ser utilizado por cualquier empresa. Cabe destacar que el mismo está integrado con sus demás soluciones, creando un ecosistema realmente completo.

Hubspot CRM permite ingresar un nombre de contacto y un correo electrónico para buscar automáticamente más información de esa persona. También puedes usarlo para encontrar información sobre una empresa específica a través de su nombre de dominio, incluidos los correos electrónicos que han intercambiado; todo se puede guardar y organizar dentro del CRM.

Destaca porque se actualiza en tiempo real, sin retrasos en el pipeline. Cuenta con notas, recordatorios, posibilidad de crear tareas, construir landing pages y mucho más.

Cabe resaltar que tiene aplicaciones para Android e iOS, así que los agentes no se perderán nada a pesar de no estar frente al ordenador.

6. Salesforce

Uno de los mejores CRM gratis es sin duda el que brinda Salesforce. Aunque se relaciona con grandes marcas (como Quiksilver y Puma, que son algunos de sus clientes), también tiene planes para pequeñas empresas.

Su sistema está basado en la nube, es decir, con posibilidad de acceso y uso en cualquier ordenador, sin necesidad de llevar a todas partes el dispositivo donde está instalado. Esta es también una de las desventajas de Salesforce, ya que el modelo en la nube no se recomienda para empresas con alta confidencialidad, como marcas del sector financiero. Por otro lado, cuenta con uno de los mejores servicios al consumidor del mercado.

Algunas de las herramientas que Salesforce ofrece a sus clientes son:

  • Gestión de contactos,
  • Generación de leads,
  • Creación y generación de cotizaciones,
  • Seguimiento de ventas en tiempo real,
  • Informes,
  • Función de comunicación interna,
  • Acceso a dispositivos móviles, entre muchos otros.

Las pruebas gratis de Sales Cloud Essentials y Service Cloud Essentials (nombres de sus planes) tienen una duración de 14 días con acceso a sus mejores características.

Salesforce CRM

7. Zoho CRM

Una de las principales características de Zoho es su integración con diversos tipos de canales de servicio. Ya sea teléfono, correo electrónico, chat en vivo o las redes sociales, es muy amigable en este sentido.

Además, hace posible realizar seguimiento a los visitantes del sitio web y cuenta con herramientas analíticas para el correo electrónico.

También permite a los usuarios analizar los procesos de venta en cada canal de forma separada y brinda herramientas de comunicación directa con los clientes, incluyendo un marcador telefónico.

El de Zoho está en la lista del mejor CRM gratuito pues tiene una prueba de 15 días con acceso a gran cantidad de funcionalidades. De cualquier manera, también tiene un plan gratis que funciona para un solo usuario y permite hasta 500 registros, ideal para marcas pequeñas.

Entre sus clientes están Netflix y Suzuki, empresas que seguro aprovechan al máximo características como las aplicaciones para dispositivos móviles.

8. OnePageCRM

Si estás buscando una solución simple, querrás considerar a OnePageCRM antes de hacer tu elección. Como su nombre lo indica, presenta todo lo necesario para gestionar leads y clientes directamente en solo una página.

OnePageCRM separa tus contactos según las tareas relacionadas con ellos. Cuando haces clic en el contacto, que está en el menú lateral, toda la información aparece en la pantalla: detalles, tareas asociadas y cualquier nota agregada al contacto.

La prioridad de la lista depende de la proximidad del plazo de las tareas a la fecha actual, por lo que difícilmente perderás una oportunidad de venta por olvido.

Para determinar realmente cuál es el mejor CRM gratis, no olvides darte una pasada por los 21 días de prueba gratuita que ofrece este servicio.

9. Odoo

Odoo destaca como solución CRM fuera de la nube que se puede configurar en un servidor propio. No tiene un enfoque específico, de hecho es más generalista. Esto significa que sus funciones son integrales, involucrando contactos, ventas, contabilidad y gestión de proyectos, solo por nombrar algunos ejemplos.

Otra ventaja de Odoo es que fue construido en código abierto. Es decir, es posible crear tu propia versión del CRM según tus necesidades. Por supuesto, aunque no deja de ser una ventaja, realizar esta personalización podría requerir que contrates a un desarrollador.

Tiene una versión gratuita que funciona durante 15 días, en los cuales podrás escoger cuales funciones utilizar de sus más de 20 opciones, entre las cuales se incluyen:

  • Procesos de fabricación,
  • Contabilidad
  • Compras
  • Alquiler
  • Email Marketing
  • E-commerce
  • Gastos
  • Empleados

Y mucho más, además de su completo CRM que conecta las tareas de forma esquemática para comprender mejor el viaje del cliente.

Odoo CRM

10. Freshsales

Grandes marcas como Cisco y Hugo Boss confían en los servicios de Freshworks para gestionar sus contactos y clientes, además de disfrutar de otras funciones como informes de marketing y ventas.

En Freshworks encontrarás correo electrónico, teléfono, herramientas de calificación de clientes potenciales registrados en el CRM y también podrás identificar oportunidades comerciales. La herramienta ya sirve a más de 10.000 clientes y está integrada con otras soluciones ofrecidas por Freshworks.

Debemos ser sinceros y decir que el CRM gratuito de Freshworks solamente lo es por una hora. Se trata de un demo en el que puedes acceder a todas sus funciones. Es limitado en tiempo, es cierto, pero al menos es posible probar el producto antes de hacer una compra.

Eso sí, vale la pena revisar todas las características que ofrece Freshworks, especialmente porque sus planes tienen precios realmente competitivos.

7 consejos para vender más usando un CRM

Ya sabes qué es un CRM y conoces algunas de los mejores CRM gratuito que hay en el mercado. Así que es momento de aprender a utilizar este tipo de herramienta para realmente aumentar las ventas.

1. Define objetivos de ventas

El primer paso para alcanzar metas es establecer algunas metas. Sin un horizonte, es imposible orientar estrategias para manejar eficazmente un negocio y a sus clientes.

Para definir objetivos primero evalúa el desempeño actual de tu empresa y los recursos la disposición. Entonces, comienza a buscar lo necesario para lograr estos objetivos, ya sea mejores equipos, más empleados, actualización de tus sistemas, entre otros elementos.

Si lo que necesitas son mejores equipos, aquí tienes algunas sugerencias con las mejores portátiles del mercado en 2021.

2. Conoce el Buyer’s Journey

Analiza el comportamiento y el viaje de los clientes potenciales hasta convertirse en clientes reales. Una vez que comprendas a la perfección este camino, será más fácil crear formas más eficientes de convertir a las personas que comparten el mismo perfil.

Los mejores CRM gratis te ayudarán a recabar información relevante mediante encuestas de satisfacción del cliente, consultas para conocer qué tan difícil es comprarle a su empresa, averiguar si tus clientes recomendarían su servicio o producto a amigos y familiares. También monitorear la fase post-venta y la opinión de los clientes sobre esta etapa del servicio.

El recorrido de compra de los competidores también puede proporcionar información muy valiosa para su negocio. A través de un análisis, averigua cómo captan a sus clientes, qué plataformas de marketing utilizan para interactuar con los leads y echa unamirada el contenido que comparten en su sitio web y redes sociales.

Después de recopilar y analizar todos estos datos, será más fácil identificar qué puntos de tu negocio necesitan cambiar y cuáles son las soluciones para mejorarlos.

3. Haz grandes ofertas

Un sistema CRM puede ayudarte a descubrir cuáles son las preocupaciones y deseos de los clientes. Es decir, el mejor CRM te ayudará a descubrir oportunidades.

Podrás conocer quiénes son tus clientes, qué quieren, cuánto quieren pagar, qué quieren comprar, cómo y dónde quieren hacer comprar.

Usa esta información para sorprender a tus clientes con ofertas personalizadas y aumenta la tasa de conversión con ofertas pensadas desde los datos y no desde la intuición.

4. Aumenta la eficiencia en las operaciones

Un buen CRM gratis nunca dejará que tu equipo se olvide de devolver llamadas, enviar mensajes o hacer cotizaciones.

Los mejores CRM hacen posible crear alertas y recordatorios que ayudarán a los vendedores a enviar propuestas, avisar sobre la llegada de un nuevo producto, enviar ofertas personalizadas e incluso cerrar negocios que aún están dudosos.

5. Encuentra nuevos clientes

Luego de crear una base de datos con información sobre tus clientes, como historial de compras, precios pagados, comportamientos, entre otros datos relevantes, puedes averiguar a partir de valiosas métricas quién es realmente tu público objetivo.

Entonces, con esta valiosa información, es posible crear personas y dirigir tus campañas hacia ellos para asegurar una comunicación más efectiva, lo que se traducirá en más clientes y, por ende, más ventas.

6. Cuida la etapa post-venta

Una de las principales ventajas de utilizar un sistema CRM es la facilidad para seguir a tus clientes después de haber hecho una compra, pues facilitan ofrecer un servicio personalizado para reafirmae el valor que tu empresa da a estos consumidores.

Elige un CRM gratuito que te permita verificar fechas importantes, datos específicos de cada cliente y qué asistentes se encargaron de atenderlos. Con todo esto, será posible continuar el servicio, incluso después de la compra, sorprendiendo positivamente a sus clientes.

7. Utiliza estrategias de fidelización

Las estrategias de fidelización pueden ir mucho más allá de las tarjetas con puntos acumulados.

Usando qué sistema CRM puedes averiguar qué tipo de premios sorprenden y deleitan a tu audiencia. Luego, a partir de ahí, desarrollar una forma de estimular nuevas compras con estrategias de promoción y lealtad.

Al utilizar este tipo de estrategia, ten en cuenta el tiempo promedio necesario para ganar los premios, se recomienda crear reglas para que los clientes que generen más ganancias ganen más, así como mecánicas que incentiven la diversificación de ventas.

Y si aún no estás seguro sobre si necesitas un CRM o no, aquí tienes una útil lista de señales.

¿Ya sabes cuál es el mejor CRM gratis para ti?

Conociendo qué es un CRM y cuales son algunas de las mejores opciones es más fácil reconocer cuales son las opciones que se ajustan a tus necesidades.

Ten en cuenta que al buscar un CRM gratuito te toparás con demos de duración limitada, pruebas gratis con acceso total o restringido y planes gratis con funciones limitadas.

Recomendamos priorizas las funciones en lugar del precio, pues solo podrás disfrutar de características que le hacen la vida más fácil a los agentes de marketing, ventas y servicio al cliente, permitiéndoles centrarse en lo que realmente importa: atraer, vender y deleitar clientes.

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