Cronograma: ¿Qué es y cómo usarlo?

El cronograma es una herramienta fundamental para todo aquel que busque iniciar una actividad y cumplirla dentro de un plazo, bien sea personal o profesional.

En el ámbito laboral se utiliza más porque todos los miembros de un equipo deben ser conscientes de que las actividades tienen un plazo para completarse, para así no afectar el tiempo de entrega de los proyectos o servicios.

Si alguna vez te sentiste perdido durante la ejecución de un proyecto y no pudiste cumplir con la fecha límite, probablemente haya sido porque no estableciste un cronograma.

Por esa razón, aquí te presentamos todo lo que necesitas saber para crear un cronograma de actividades.

¿Qué es un cronograma?

Un cronograma es una herramienta de planificación y gestión del tiempo que permite organizar las actividades a través de una representación gráfica o visual, muy diferente al flujograma, el cronograma te permite agregar horas y fechas.

El significado de la palabra cronograma es de origen griego, "Kronos" significa tiempo y "Gramma" se refiere a escribir o dibujar.

Cuando se representa gráficamente, es muy utilizado a través del diagrama de Gantt y cuando se representa visualmente, se puede hacer en diferentes formatos como en papel, en una hoja de cálculo o incluso en un software especializado.

Lo importante es que tu cronograma sea un facilitador para ti y los involucrados, de esta forma puedes ver cuáles son las prioridades y cumplirlas dentro del plazo establecido.

Objetivos principales de un cronograma

Comprender cuáles son los objetivos de usar un cronograma, puede ayudarte a optimizar el tiempo y las tareas en la empresa.

Identificar las tareas secuenciadas

Sabemos que en el ámbito laboral es necesario cumplir una determinada cantidad de tareas para poder desempeñar con éxito el rol dentro de la empresa.

Es a través de un cronograma que se puede identificar qué tareas están secuenciadas, es decir, el cronograma facilita la comprensión de en qué orden se deben realizar las actividades.

Además, funciona como una guía para que sepas qué tareas ya has completado y cuáles aún te falta por hacer.

Conocer la fecha límite para cada tarea

Por medio de esta herramienta es posible crear un plan que te permita cumplir con las tareas y entregarlas a tiempo y dentro del plazo establecido para cada tarea.

De esta manera, tendrás una organización que te ayudará a conseguir una visión individual y global del proyecto. Además, es esencial permitir que todo el equipo conozca los plazos y las prioridades.

Asistir en la planificación estratégica de tu empresa

Si eres gerente, sabes que debes cumplir con los plazos para la entrega de un proyecto y solo se completará si todos los involucrados entregan a tiempo sus actividades.

Para que esto sea posible debes determinar el período de tiempo en el que es necesario completar cada actividad para que tú y los miembros del equipo puedan tener resultados al poner en práctica el plan de acción.

Por tanto, el cronograma es una herramienta imprescindible que debe formar parte de la gestión estratégica y organizativa de tu empresa y lo más interesante es que se puede aplicar en todo tipo de marca y proyecto.

Hacer evidentes los retrasos

Estamos todos de acuerdo con que a nadie le gusta entregar o recibir un trabajo atrasado. El plazo existe porque suele haber una cadena de procesos que no se puede retrasar por incumplimiento de entrega.

Y estar fuera del plazo interrumpirá toda una cadena de actividades que deben completarse para que se entregue el proyecto a tiempo.

Incluso si tienes un proyecto de estudio para una prueba específica, sabes que necesitas estudiar cierto contenido en un momento específico para poder entender completamente de qué trata y no toparte con sorpresas.

Importancia de la programación y la gestión del tiempo

La importancia principal del cronograma es que te permite visualizar los plazos individuales de cada tarea para mantener un plan claro y objetivo, así poder completarlo dentro del plazo.

El cronograma es la herramienta que más se utiliza para gestionar tu tiempo.

La gestión del tiempo es fundamental para cualquier actividad que quieras realizar, ya que al igual que el cronograma, te permite entregar tus tareas a tiempo y mejorar tu capacidad para ser productivo.

Por ejemplo, el cronograma te puede ayudar con el marketing de tus redes sociales determinando la mejor hora para publicar tus post de promoción.

En la vida personal ver esta mejora de tiempo tiene muchos efectos positivos en tu bienestar y salud mental.

En el entorno empresarial, la consecución de objetivos y el desarrollo de proyectos dentro de los plazos establecidos es fundamental para que el entorno de trabajo sea más llevadero y agradable para los miembros del equipo.

 ¿Cómo hacer un cronograma?

El proceso de creación de un cronograma puede ser simple o algo más complejo, todo depende de la dificultad de ejecución y la cantidad de actividades que se incluirán en tu planificación. A continuación, te explicamos los pasos debes seguir para hacer tu cronograma de actividades:

1. Define el alcance del proyecto

¿Para qué actividad se está creando el cronograma? Esa es la primera pregunta que te debes hacer.

Define en qué consiste esa actividad y empieza a anotar cada tarea que se debe realizar, ya sea profesional o personal.

Ten en cuenta que en ocasiones, algunas actividades estarán relacionadas entre sí, es decir, una actividad solo se podrá realizar cuando otra actividad ya se ha completado previamente.

Es importante marcarlas y/o enumerarlas mientras haces tu cronograma, para que no olvides que una debe tener prioridad sobre la otra.

2. Da prioridad a las tareas más complejas

Ya enumeradas todas las tareas que están involucradas en tu proyecto, es momento de ver el proceso de cada una y echar un vistazo a la fecha límite para completar esas actividades.

¡Atención! Es muy importante que evalúes cuáles son las actividades prioritarias, es decir, las que se deben realizar antes que otras y también qué tan complejas son.

Prioriza las tareas más complejas, ya que, estas tareas suelen llevar más tiempo y son precisamente las que las personas suelen posponer, pues saben que son más difíciles.

En otras palabras, ponlas de primero, priorizar estas tareas te ayudará a hacer un horario más eficiente.

3. Establece fechas límite para cada actividad

Ahora que sabes qué actividades deben priorizarse, consulta la fecha límite de tu proyecto.

Siempre pensando en el plazo y la complejidad de la ejecución de cada actividad, establece fechas de entrega o finalización que sean realistas y dentro del plazo.

Este paso asegurará que el proyecto se complete de manera eficiente, lo ideal es organizar las tareas en orden cronológico de ejecución.

Aprovecha también para asignar las actividades a cada uno de los responsables que estén más aptos para cumplirlas.

4. Crea tu cronograma

Una vez que hayas creado algo similar a un boceto, simplemente pásalo a la herramienta que utilizarás.

Existen varias herramientas para hacer un cronograma, van desde las más simples que te permiten crear cronogramas como flujos de trabajo, flujograma hasta las más complejas que involucran la creación de gráficos.

Antes de elegir tu herramienta debes tener en cuenta lo siguiente:

• La cantidad de actividades que se mostrarán en el cronograma,
• Si otras personas tendrán acceso y harán uso de tu cronograma,
• Si la herramienta es adecuada para el cronograma que estás creando.

Por ejemplo, digamos que administras un equipo y deseas programar sus tareas, puedes utilizar la herramienta más simple como lápiz y papel para establecer todas las actividades.

Sin embargo, debes considerar que tendrás que hacer copias de este cronograma para cada miembro de tu equipo. Por suerte, existen otras herramientas que facilitan el intercambio de archivos, permiten el acceso a tu equipo y se pueden modificar en tiempo real.

O si estás haciendo un cronograma de estudio, a muchas personas les gusta tener un archivo impreso, así que, un calendario impreso puede ser una buena opción para este tipo de actividad.

Entonces, para elegir la herramienta para tu cronograma, es necesario entender si es realmente viable y capaz de llegar a todos los implicados.

3 Herramientas para que puedas crear tu cronograma

Después de redactar tu cronograma y organizar cada tarea, debes pasarlo a una herramienta que te ayudará a tener una mejor visibilidad del mismo.

Estas son algunas de las herramientas que te pueden ayudar en el proceso de creación de tu cronograma:

1. Canva

Si deseas crear un cronograma más visual y tradicional, como un calendario de actividades, Canva es la herramienta ideal para eso.

A través de Canva puedes crear tu plan de estudio, planificaciones, agendas, calendarios y tu propio diagrama de Gantt.

Es una herramienta enfocada en los elementos gráficos que hará que tu cronograma luzca profesional y perfecto para presentarlo a tu equipo.

Al utilizar Canva no necesitarás crear las plantillas, pues la herramienta cuenta con una gran variedad de estructuras que puedes usar y editar como desees.

Es muy fácil hacer tu cronograma en Canva y con la versión premium puedes compartirlo en línea con los miembros de tu equipo, además, puedes usar la herramienta desde tu móvil.

2. Trello

Si tienes la intención de monitorear el desarrollo de las actividades de tu equipo y deseas que tengan acceso al plazo y a la actividad deben completar, es mejor utilizar una herramienta específica para esto.

Hay algunas herramientas que te permiten crear flujos de trabajo para facilitar la gestión de equipos.

Estas herramientas facilitan a todos los miembros del equipo el acceso a la programación y puedes hacer un seguimiento de las tareas que se están ejecutando, las que están en progreso y las que están retrasadas.

Trello brinda una buena vista de las tareas, las cuales se encuentran ordenadas en tarjetas, donde puedes insertar listas de verificación, comentarios, archivos adjuntos, fechas de programación, entre otros.

Las tarjetas se pueden organizar en "por hacer", "haciendo" y "hecho", pero puedes cambiar el nombre de las listas de acuerdo con las necesidades de tu proyecto.

Incluso, al utilizar esta herramienta puedes aplicar una metodología de gestión del tiempo como el método Kanban.

Kanban es un método visual y simple para administrar proyectos y procesos, pues facilita ordenar y organizar actividades.

3. Excel

Excel es una herramienta básica que te permite construir el diagrama de Gantt o simplemente construir una tabla con el modelo de lista de verificación.

La ventaja es que puedes construir desde tablas de actividades más simples con fechas de inicio y finalización hasta tablas más complejas y detalladas.

En Excel también puedes encontrar algunas plantillas de calendario listas para usar que se pueden modificar y aplicar de acuerdo a tus objetivos.

¿Cómo gestionar un cronograma?

Ahora que sabes cómo hacer un cronograma tanto para uso personal como para uso empresarial, debes aprender cómo administrarlo.

La gestión de un cronograma no es más que revisarlo para identificar si necesitas hacer cambios para fomentar hábitos que sean más productivos.

Estos son algunos consejos que te ayudarán a hacer una buena gestión de cronograma:

Mantén un registro de los plazos

Independientemente de la herramienta que elijas para crear tu cronograma, es importante que mantengas un estricto control de los plazos y de las personas de tu equipo que realizan todas las actividades.

De esta manera, puedes encontrar formas de mitigar posibles retrasos y demoras que pueden causar fallas durante los procesos.

Recuerda que pueden ocurrir imprevistos y que nadie está libre de ello, ni siquiera con un horario bien estructurado.

Conserva la calidad

A menudo, es un desafío realizar una tarea que tiene una fecha límite establecida y en la prisa por completarla, la calidad se puede ver afectada.

Por lo tanto, es esencial asegurarse de que los empleados mantengan la calidad del servicio antes de la fecha límite.

Esto ayuda a que puedas ver cuánto tiempo tarda cada actividad en completarse y de esa forma puedes ajustar el cronograma.

También es importante organizar reuniones con tus empleados después de completar un plan de acción para solicitar el feedback sobre el cronograma establecido.

No sobrecargues tu cronograma

El cronograma debe ser breve y conciso para que a todos los involucrados le sea fácil de entender, lo que recomendamos es que no lo satures de mucha información.

Muestra la fecha límite de inicio y finalización para cada una de las actividades y brinda un breve resumen de lo que debe hacerse.

Además, explora el potencial de las diferentes herramientas y aprende a administrar el tiempo de tus empleados con más eficiencia y agilidad.

¿Listo para hacer tu cronograma y organizar las tareas?

El cronograma es una forma sencilla de planificar las tareas y hacer los procesos más eficientes.

Asegúrate de suministrar toda la información necesaria a tu equipo y haz un cronograma que sea flexible, así podrás lidiar con cualquier tipo de atraso por circunstancia que muchas veces escapan de nuestras manos.

Para comprender mejor todo esto, mira algunos ejemplos cronograma, puedes conseguir desde las mejores horas para publicar en Tik Tok hasta ejemplos de cronograma de actividades de una investigación.