Workflow: ¿qué es y cómo crearlo?

Para entregar un producto o servicio a sus clientes, toda empresa realiza una serie de actividades siguiendo ciertos procedimientos y en un orden establecido. Y esta organización del trabajo se llama workflow.

Este flujo organizado y automatizado ayuda a las empresas a organizar, optimizar y realizar un seguimiento de los procesos utilizados en su negocio. Mejorando así los resultados y conectando todas las áreas de su empresa.

Por eso hemos preparado este artículo para que conozcas qué es un workflow, sus tipos para aplicar en la administración de tu empresa, y también algunos ejemplos de herramientas para usar en tu negocio.

¿Qué es el workflow?

El término workflow proviene del inglés, que traducido significa flujo de trabajo. Es la forma en que se llevan a cabo los procesos de tu empresa y se puede ilustrar con una secuencia de pasos que deben completarse en un diagrama o lista de verificación.

El workflow es básicamente trabajo que fluye de una etapa a la siguiente de manera organizada, lo que garantiza un trabajo menos sofocado y con la menor cantidad de cuellos de botella posible.

Un flujo de trabajo puede ejecutarse completamente solo o puede involucrar a un equipo de varias personas. No se puede confundir workflow con una tarea o un conjunto de tareas, ya que sería un proyecto. El flujo de trabajo es una cadena de tareas secuenciales.

De manera práctica, el workflow es una automatización de los procesos de tu empresa, en la que información, tareas y documentos pasan de empleado a empleado, siguiendo una determinada secuencia preestablecida.

¿Cuáles son las ventajas de un workflow?

Después de comprender mejor qué es un flujo de trabajo, separamos algunas ventajas de implementar esta forma de gestión en tu empresa.

Agiliza la gestión de tareas

Al estandarizar los procesos, las tareas se completan de manera más rápida y precisa, además de definir la responsabilidad de cada empleado. De esa forma, nadie acaba sobrecargado y hay transparencia en la distribución de funciones.

Brinda fluidez en el avance de las tareas

Al igual que una línea de producción, el workflow define claramente las funciones que debe realizar cada empleado. Esto proporciona fluidez en el desarrollo de las actividades, y también reduce el tiempo empleado en la realización de cada una de ellas.

El flujo de trabajo termina siendo un gran catalizador para desencadenar procesos y evitar que la empresa se detenga. Al fin y al cabo, los empleados son seres humanos y cada uno tiene su forma de trabajar.

Optimiza los productos y servicios entregados a los clientes

Los consumidores también notan el resultado de un workflow bien diseñado. Como es una excelente herramienta para el éxito del cliente, los clientes perciben que los productos y servicios se entregan más rápido y con mejor calidad.

Actualmente, mejorar la experiencia del consumidor con un trabajo más ágil es algo muy importante, ya que las empresas han estado buscando soluciones para aumentar los niveles de satisfacción en el mercado y crear valor diferenciado.

Reduce la cantidad de errores y pasos innecesarios

Si deseas reducir los errores y eliminar los pasos innecesarios, es esencial adoptar un modelo de workflow para tu negocio. Por ejemplo, una herramienta que mapea flujos de trabajo ayuda a identificar posibles cuellos de botella en el proceso.

Simplifica la comunicación interna

Para evitar problemas de comunicación interna en tu empresa, es bueno utilizar un buen flujo de trabajo. Además de los problemas de productividad y financieros que esto puede generar, la falla de comunicación puede causar una caída significativa en el desempeño de la empresa.

Disminuye el volumen de gastos

En general, podemos concluir que el objetivo y las ventajas de utilizar un sistema de workflow es lograr una disminución en el volumen de gastos de la empresa.

Al eliminar procesos innecesarios, organiza tareas. Esto contribuye a una mayor productividad del equipo, generando un retorno para su empresa con menos recursos humanos y materiales.

Tipos de workflow

Al comprender qué es el workflow y los beneficios para su negocio, es importante decir que hay varios tipos y cuando definas los flujos con tu equipo, sabrás identificar y elegir el tipo más eficiente y adaptable para vuestro proceso

AD Hoc

AD Hoc es una expresión latina que significa “para este propósito”, generalmente se usa para un propósito específico.

Este tipo de workflow se realiza de forma manual, donde se pueden cambiar o mover elementos según los procedimientos establecidos por la empresa. Es el tipo de flujo de trabajo más simple y flexible.

Productivo

Workflow de producción, o productivo. Esto está ligado a procesos que pueden o no tener intervención humana. Debe ser más robusto, ya que debe procesar una gran cantidad de datos y controlar varios procedimientos y reglas de la empresa.

Administrativo

Este tipo de flujo de trabajo es mucho menos flexible, ya que implica procesos burocráticos. Este workflow está orientado a las rutinas de otras tareas del negocio, tales como: finanzas, gestión de RRHH, etc.

Por su rigidez en los procesos y por no tener un gran volumen o variación, termina siendo más fácil construir una herramienta para organizar a partir de un flujo de trabajo.

Colaborativo

El workflow colaborativo implica el trabajo colectivo a realizar para garantizar buenos resultados. 

Al involucrar a varios equipos dentro de la empresa, este proceso es uno de los más completos. Este flujo de trabajo termina sin ofrecer tanta agilidad ya que requiere acciones repetidas hasta lograr el objetivo final.

Transaccional

El workflow transaccional es el proceso de trabajo donde las tareas se realizan de forma conjunta, sin embargo, en diferentes unidades. Pensando en asegurar una aplicación precisa y más confiable.

¿Cómo hacer un workflow?

Después de presentar los tipos y entender qué es un flujo de trabajo, preparamos una pequeña guía para explicar los pasos para hacer un buen workflow.

Analiza los procesos internos de tu empresa

Para iniciar cualquier optimización, se debe realizar un análisis detallado de los procesos internos de la empresa en su estado actual. Con esto, sabrás qué funciona y qué no y así podrás seguir los mejores caminos para tu producción.

Define los responsables

Para mantener un buen control sobre el progreso de los procesos del workflow, es fundamental definir claramente quién es el responsable de cada tarea.

Elige el inicio del proceso

El inicio de los procesos debe determinarse a partir de una situación para que el flujo de trabajo funcione, y es muy importante que no tenga dudas sobre esta información.

Enumera tareas, desvíos y acciones

Es fundamental enumerar todos los pasos y posibles desvíos en la planificación para que el workflow encaje en el cronograma.

Indica el final

Es importante que todo flujo de trabajo tenga definido un disparador inicial para iniciar el proceso y un marcador que indique su final.

¿Existen metodologías que ayuden al workflow?

Existen algunas metodologías y herramientas que, si se aplican con precisión, ayudan a la hora de construir un buen flujo de trabajo. Descubre algunas de estas metodologías para ayudar a tu equipo durante los procesos.

Ciclo

PDCA El ciclo PDCA es un acrónimo que significa planificar-hacer-verificar-actuar. Una herramienta dividida en cuatro etapas, que van desde el diagnóstico de problemas hasta la toma de acciones para mejorarlos.

Esta metodología se implementa para mejorar la calidad y eficiencia de los procesos durante la gestión de proyectos.

Ishikawa

El Diagrama de Ishikawa o también llamado Diagrama de Causa y Efecto. Este fue creado en el Japón de la posguerra con el objetivo de apalancar la economía del país.

Esta herramienta se aplica para identificar las causas de problemas específicos. Formado por una línea horizontal que determina el problema, y ​​utiliza ramas que se separan a los lados mostrando posibles errores.

Dado que permite simplificar las perspectivas de un problema, facilitando la identificación de su causa, la aplicación de esta metodología es bastante eficiente en la gestión de la calidad.

Análisis de Pareto

Uno de los diferenciales de esta metodología es identificar directa y objetivamente las principales causas de los problemas verificados y priorizar sus mejoras. Además, distribuir y organizar los artículos según la frecuencia con la que se presente.

Herramientas de workflow

También separamos algunas herramientas para ayudar a organizar su empresa y optimizar los procesos de flujo de trabajo.

1. Zeev

Zeev es una herramienta de workflow que te ayudará a organizar tu empresa. Permite que el trabajo fluya automáticamente de un empleado a otro en función de lo que se haya determinado para su proceso.

La plataforma tiene unos flujos predefinidos para que los uses, la herramienta es de pago y tienen una versión de prueba. Existen varios procesos automatizados, que pueden estar relacionados con diferentes departamentos de tu empresa: RRHH, Finanzas, entre otros.

2. Movidesk

Movidesk es una plataforma de Help Desk y Service Desk que permite organizar todas las etapas del flujo de trabajo de una operación de servicio, de una forma muy práctica e intuitiva.

El software cuenta con un sistema de atención al cliente que permite centralizar todos los canales de contacto, automatizar los procesos de soporte y servicio, monitorear el desempeño del equipo y medir el nivel de satisfacción del cliente.

3. Asana

Asana es una herramienta de gestión y organización de tareas en línea. Es posible gestionar, crear puestos de trabajo, dividir tareas de forma rápida y cómoda dentro de la plataforma, además de poder definir responsables y plazos.

Para utilizar la plataforma, simplemente regístrese con su correo electrónico e información personal. A partir de ahí, solo crea un equipo y define quiénes serán los invitados del grupo de trabajo y así dividir las tareas entre tu equipo.

4. HEFLO

HEFLO fue creado por una startup brasileña y es una herramienta completamente en línea. Es posible crear sus flujos de trabajo solo o en equipo, compartir con el cliente e incluso generar documentación automáticamente.

5. Operando

Operando es una plataforma que permite la gestión completa del workflow de un equipo o de la empresa en su conjunto. Es posible diseñar flujos, crear tareas y procesos para organizar el día a día de tu empresa.

Algunas precauciones con el flujo de trabajo

Algunos errores pueden ser comunes durante el proceso de tu workflow, así que nada mejor que evitarlos para garantizar los mejores resultados para tu equipo.

• Evita la repetición de procesos;
• Ten cuidado con la disposición de la información;
• Formula una buena descripción;
• Empodera a los empleados.

¿Has aprendido qué es el workflow?

Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender qué es el workflow, sus tipos y cómo aplicarlo en tu empresa.

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