Comunicación efectiva: cómo establecerla en tu empresa

La comunicación es el punto clave para el éxito de una empresa, pero es necesario que la transmisión efectiva de información en todos los sectores y procesos para que se alcancen los objetivos de negocio. De ahí la importancia del concepto de comunicación efectiva en las empresas.

Las operaciones comerciales dependen de una comunicación eficiente para funcionar bien. Y es desde la perspectiva de comunicación interna que este movimiento debe comenzar.

Además de ser una necesidad obvia para las personas y las empresas en general, la comunicación efectiva también debe ser pensada como un herramienta organizativa estratégica.

Especialmente cuando el foco está en el posicionamiento de la empresa en el mercado y aumentando su credibilidad, no hay posibilidad de éxito sin una comunicación adecuada.

Pero la importancia de la comunicación también se puede pensar desde una perspectiva mucho más generalizada: el funcionamiento de la organización es imposible sin un enfoque en la comunicación.

Para que los empleados y gerentes realicen sus tareas de manera unificada y en línea con los objetivos comerciales, la comunicación efectiva es un requisito previo.

Pero no puede tomarse como un proceso natural que no necesita estrategias. Es necesario reflexionar sobre el concepto y su importancia tanto interna como externamente.

Eso es lo que vamos a hacer a lo largo de este artículo. Al leer los siguientes temas, comprenderás qué es una comunicación efectiva, cuál es su importancia y cómo promoverla dentro de tu negocio.

¿Qué es la comunicación efectiva?

Podemos entender la comunicación eficaz como aquella que promueve la entrega del mensaje de forma que permita al receptor comprender e interpretar correctamente.

Es decir, la comunicación eficiente se produce cuando el receptor del mensaje lo comprende en su totalidad, sin verse afectado por posibles ruidos.

Algunas acciones que pueden ayudar a promover este tipo de comunicación dentro de las empresas son actuar rápidamente, definiendo objetivos claros, determinando el flujo de información y utilizando diferentes estrategias.

Promover una comunicación efectiva es un desafío para los gerentes y, por lo tanto, se deben crear oportunidades para que el flujo de comunicación se vuelva más fluido.

Por ejemplo, fomentar las interacciones entre empleados y gerentes o entre empleados de diferentes departamentos cuyas tareas se interconectan es una estrategia importante.

Por lo tanto, podemos decir que es necesario tener una cultura organizacional enfocada al desarrollo y eficiencia de la comunicación.

Y es importante resaltar la necesidad de involucrar a todos los empleados para lograr una comunicación organizacional exitosa.

Entre los requisitos para lograr este compromiso se encuentran:

• Análisis de las partes involucradas en la comunicación;
• Uso del lenguaje;
• Formato y enfoque adecuados para transmitir el mensaje;
• Medición de procesos.

La importancia de una comunicación efectiva

A menudo, los procesos de comunicación no reciben la debida atención dentro de las empresas, especialmente cuando se piensa en la comunicación interna.

Las estrategias de comunicación con el cliente están íntimamente ligadas a la planificación de marketing, que ha ganado mayor visibilidad en los últimos años.

Pero, para construir una relación cercana con el cliente, es necesario promover una comunicación eficiente internamente.

Una falla de entendimiento entre los involucrados en un proceso puede generar varios problemas, comenzando por conflictos dentro de los equipos y llegando a la falta de alineación en la comunicación externa.

Planificación

Con un buen desempeño de la comunicación, la planificación para la ejecución de las actividades se vuelve más simple, ya que todos los involucrados entienden lo que hay que hacer y se comprometen en el logro de los objetivos.

Liderazgo

La comunicación efectiva proporciona una mejor relación entre la dirección y los equipos, facilitando la definición de objetivos y el compromiso para lograr resultados.

Marketing

Para atraer, encantar y retener clientes, la comunicación es la pieza más esencial. Implica la adecuada elección de palabras, canales, temas y contenidos que impacten y generen el interés de los consumidores.

Servicio

Además de promover la alineación en el discurso de los profesionales de los servicios, la comunicación efectiva posibilita la escucha interesada de quejas, dudas y sugerencias, fortaleciendo la relación con el cliente.

Relación

Además de la relación con el cliente, también se fortalecen las relaciones internas con una comunicación efectiva, que ayuda a motivar y comprometer al equipo.

Alineación de estrategias

La comunicación eficiente asegura que todos los involucrados en un proyecto comprendan sus objetivos, métodos, indicadores, responsabilidades y etapas, aumentando las posibilidades de lograr los resultados deseados.

Para ayudarte a comprender la importancia de una comunicación efectiva, enumeramos algunas de las áreas que obtienen mejores resultados a partir de una preocupación por los procesos de comunicación.

¿Cómo crear una comunicación eficiente?

Enumeremos ahora algunos consejos para promover una comunicación efectiva dentro de tu empresa.

Las dudas deben engendrar preguntas

Cualquier gerente o empleado debe sentirse libre de hacer una pregunta siempre que no entienda el contenido de una comunicación.

Las preguntas sin respuesta tienen un gran potencial para convertirse en problemas futuros, ya que no son más que la materialización del ruido de la comunicación.

Por eso, es tan importante promover una cultura organizacional enfocada en la comunicación eficiente y generar espacios para que todas las dudas sean escuchadas y resueltas.

Priorizar la claridad

La claridad es más importante que el lenguaje técnico y las impresiones, sea cual sea el canal de comunicación.

Entonces, haz un hábito de comprobar que el destinatario del mensaje lo entendió correctamente. 

La simplicidad es siempre la mejor manera. Asegúrate de hacer la mejor elección de lenguaje y palabras y no olvides que la imagen también es una herramienta de comunicación.

Celebrar reuniones periódicas

Una sola reunión difícilmente será suficiente para alinear todos los detalles de un proyecto.

Entonces, haz un hábito de programación de reuniones periódicas con los equipos y elige fechas en las que creas que estarás inspirado y de buen humor para recibir sugerencias y hacer preguntas.

Producir seguimiento por escrito

Es importante documentar lo discutido en las reuniones para obtener mejores resultados.

Entonces tuscomputadora o notebook siempre debe estar a mano. Al final de la reunión, todos pueden acceder a las notas esbozadas.

Esto evitará la necesidad de retomar discusiones que ya han concluido y facilitará una comunicación efectiva.

Definir el flujo de información

Es importante definir cuándo y cómo ocurrirán los procesos de comunicación, para que todos los involucrados se sientan cómodos y entiendan los mensajes.

Esto se aplica tanto a la comunicación interna como a la comunicación con los clientes, ya que, como hemos visto, una está interconectada con la otra.

La inversión en comunicación interna puede significar que los sectores de marketing y atención al cliente estarán mejor preparados para cumplir con las expectativas de los clientes, generando valor para ellos.

Trabajar la comunicación no verbal

Por último, pero no menos importante, la forma en que se entrega un mensaje a menudo revela lagunas en el proceso de comunicación. Por lo tanto, la comunicación no verbal es una parte esencial de la comunicación y también de las relaciones en una empresa.

En primer lugar, observa los gestos, el tono de voz y otros aspectos de tu forma de comunicar: ¿qué mensaje transmiten? Por lo tanto, trabajar la comunicación efectiva puede no ser una cuestión de "si" comunicar, sino de "cómo" comunicar.

¿Listo para trabajar en una comunicación efectiva?

Ahora que conoces los fundamentos de la comunicación efectiva. ¿Estás listo para aplicar a tu empresa?