VoIP: qué es y por qué invertir en esta tecnología

La tecnología VoIP es una forma más rentable de obtener una línea telefónica empresarial en comparación con las líneas tradicionales. Pero, antes de decidir si implementarlo o no, es necesario comprender exactamente qué es VoIP.

En definitiva, VoIP es el acrónimo de "Voice over Internet Protocol", que en español significa Voz sobre Protocolo de Internet. Es una tecnología que permite recibir y realizar llamadas de voz a través de Internet.

En lugar de utilizar líneas de redes telefónicas tradicionales, VoIP convierte la señal de audio en datos digitales transmitidos a través de la infraestructura de la red IP y luego reconstruidos en el destino final.

Por eso, VoIP requiere menor inversión y menores costos operativos, siendo una alternativa flexible, integrable y escalable para equipos en constante comunicación con los clientes.

Entonces, ¿tienes curiosidad por saber más sobre qué es VoIP y cómo funciona? Continúa leyendo el artículo para comprender si esta es una alternativa viable para tu negocio.

¿Qué es VoIP y cómo funciona?

VoIP es una tecnología que permite transmitir llamadas de voz a través de Internet en lugar de las redes telefónicas tradicionales, funcionando a través de audio convertido en paquetes de datos. Esta solución rentable y flexible ofrece funciones avanzadas como grabaciones e integración con otras herramientas de comunicación.

Parece bastante innovador, ¿no?

En realidad, la tecnología VoIP se creó en los años 90, pero sólo en los últimos años ha ganado popularidad y se ha convertido en una opción ampliamente adoptada por empresas y usuarios de todo el mundo.

Al fin y al cabo, con el avance acelerado de internet y el aumento de las velocidades de conexión, era necesario encontrar una forma más eficiente de establecer comunicación de voz y, para ello, VoIP se presentaba como la opción más viable y asertiva.

¿Cómo utilizar VoIP?

Ahora que ya sabes qué es VoIP y cómo funciona, vale la pena conocer los diferentes formatos para aplicar esta tecnología. Son los siguientes:

Herramientas y aplicaciones VoIP

Las herramientas VoIP como Skype y WhatsApp permiten llamadas de voz y video a través de Internet, ideales para comunicaciones personales o equipos más pequeños;

Proveedores de servicios VoIP

Son soluciones más integrales, con planes que incluyen soporte técnico y funcionalidades más avanzadas, perfectas para empresas;

PABX Virtual

Soluciones que brindan capacidades de gestión de una red telefónica interna con extensiones y funcionalidades avanzadas, convirtiéndolas en una opción más robusta para empresas o equipos más grandes;

Teléfono IP

Dispositivos dedicados especialmente diseñados para su uso con VoIP que cuentan con conectores RJ-45 para conexión directa a la red de Internet y están equipados con el software adecuado para realizar llamadas VoIP;

Adaptadores VoIP (ATA – Analog Telephone Adapters)

Aplicaciones para convertir teléfonos analógicos tradicionales en dispositivos VoIP.

Aprovecha y aprende también sobre 6 técnicas de atención al cliente por teléfono:

1. Estudia primero al cliente
2. Empieza por preguntar cuánto tiempo tiene disponible para hablar.
3. Establece un objetivo para esa conversación
4. Refina tu investigación inicial para confirmar lo que el cliente necesita.
5. Ten datos y casos disponibles en su cabeza para impresionar al cliente
6. Pide cita con tu cliente

¿Cuáles son las ventajas de las herramientas VoIP?

Las herramientas VoIP aportan una serie de beneficios que reducen la burocracia en los procesos internos, mejoran la satisfacción del cliente y aumentan los resultados generales de una empresa.

Entiende, con más detalle, cuáles son las principales ventajas de VoIP:

Economía de recursos

Como decíamos al principio, VoIP utiliza tecnología IP para transmitir llamadas de voz a través de Internet, lo que elimina la necesidad de líneas telefónicas analógicas.

La conversión de audio en paquetes de datos optimiza el uso del ancho de banda, lo que resulta en llamadas más rentables. Además, VoIP permite el uso de códecs de compresión eficientes, lo que reduce el consumo de datos en tiempo real.

Escalabilidad

VoIP tiene una arquitectura basada en protocolos IP, lo que la hace altamente escalable. En este caso, agregar nuevas líneas telefónicas es sencillo y no requiere instalaciones físicas adicionales.

Por lo tanto, las centrales telefónicas IP ajustan la capacidad del sistema según la demanda, lo que permite atender a nuevos clientes y hacer frente a los picos de demanda estacionales. La comunicación sigue siendo eficiente y fluida tanto para los equipos de ventas como de servicio al cliente.

Flexibilidad

Sabiendo qué es VoIP, queda claro que las llamadas de voz se pueden realizar a través de diferentes dispositivos, lo cual es posible gracias a la compatibilidad con software y aplicaciones VoIP, que cuentan con funcionalidades completas de telefonía.

Como resultado, VoIP proporciona una gran flexibilidad, ya que los equipos de ventas y atención al cliente pueden utilizarla dondequiera que estén, pudiendo realizar llamadas a los clientes y ofrecer soporte en cualquier momento.

Facilidad de instalación

La implementación es más sencilla que instalar sistemas telefónicos tradicionales, lo que permite a los equipos centrarse en sus actividades principales, como la comunicación con el cliente, sin retrasos ni barreras.

Seguridad

La seguridad de los datos de los clientes es primordial. Para garantizar la privacidad de las interacciones, VoIP cuenta con cifrado de llamadas, lo que ayuda a proteger la información confidencial durante las llamadas.

Servicio al cliente mejorado

VoIP cuenta con funciones avanzadas que facilitan la grabación de llamadas en registros accesibles y permiten transferir conversaciones a otros miembros del equipo, dos aspectos sumamente útiles para mejorar el servicio al cliente.

Por cierto, la transferencia de llamadas ayuda:

• Acelerar el servicio al cliente;
• Ofrecer contactos más personalizados;
• Reducir el tiempo de espera;
• Facilitar la colaboración interna.

Las aplicaciones VoIP son muy importantes para hacer más eficiente la comunicación con el cliente y optimizar los procesos internos.

Integración con otras herramientas

Los proveedores de servicios VoIP suelen ofrecer API que permiten la integración con otras herramientas y aplicaciones, lo que permite incorporarlas en sistemas CRM, plataformas de servicio al cliente, software de colaboración y más.

En este sentido, la integración entre VoIP y CRM es especialmente relevante para los equipos de ventas y servicios, ya que pueden acceder a los datos de los clientes durante las llamadas e interactuar de forma más personalizada.

Como resultado, la satisfacción del cliente es alta, los resultados de ventas y servicio mejoran y el equipo se vuelve más productivo.