Control de stock: qué es y cómo hacerlo

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Hay varios caminos y estrategias que pueden ayudar a una empresa a aumentar sus ganancias y una de las formas de hacer que todo sea un éxito es con el control de stock, así es posible controlar las entradas y salidas de la mercancía.

De esta forma, se recopila información precisa sobre la demanda de los productos, los posibles problemas y la ganancia generada.

Disponer de estos datos e interpretarlos correctamente permite a los empresarios poder identificar el mejor momento para el suministro de artículos, evaluar la necesidad de compra y producción y fijar precios de compra y venta.

Al ser un trabajo complejo, la tecnología juega un papel muy importante en las actividades de gestión de inventario.

Por ello, aquí te contamos sobre cómo hacer un control de stock y todo lo que debe tener en cuenta.

¿Qué es el control de stock?

El control de stock también conocido como gestión de inventarios, es el conjunto de procesos que tienen como objetivo contabilizar una determinada cantidad de bienes disponibles para un negocio.

Estos controles internos y de producción garantizan que la empresa sea capaz de satisfacer eficazmente las demandas de sus clientes.

Para que esto sea posible, es necesario contar con datos de compras, nuevos pedidos, despacho, recepción, almacenamiento, rotación de inventario, prevención de pérdidas, entre otros datos.

El control también permite que las empresas sean más precisas en la fijación de precios de sus productos y servicios, lo que puede reducir los gastos y las pérdidas y aumentar las ganancias.

Controlar el inventario también es importante para evitar problemas como artículos agotados que resultan en la pérdida de potenciales ventas.

El concepto también está directamente relacionado con el control de la cadena de suministro y el ciclo de vida del producto, que gestiona el flujo de materias primas e insumos para el consumo de los clientes.

Los procesos de control van desde la codificación de productos, informes, información de productos, listas, inventario hasta los métodos de almacenamiento.

ilustración de personas en un almacen llevando un inventario

¿Por qué es importante hacer un control de stock o inventario?

Un error que cometen algunos empresarios es dejar el control de inventarios en un segundo plano, este es un error que puede generar pérdidas importantes.

Gestionar y conocer correctamente el stock facilita el control de los productos, también puedes identificar los artículos que se acercan a la fecha de caducidad o que casi se vuelven obsoletos y ofrecer promociones con descuentos para promover las compras y rotar esos productos.

Saber cómo hacer control de stock también es importante para evitar problemas extremos, como productos vencidos que pueden generar multas e incluso el cierre de las empresas por parte de los organismos sanitarios.

En otras palabras, el stock está directamente relacionado con el sector financiero y el sector de ventas, después de todo, los productos almacenados en un el stock significan que se retiene dinero.

Beneficios del control de inventario

Mantener el inventario controlado y organizado puede traer una serie de ventajas a tu negocio. Estos son los principales beneficios:

1. Más productividad y eficiencia para tu equipo

El uso de las herramientas de control adecuadas permite que tu equipo sea más productivo y eficiente. Esto se debe a que los procesos manuales y laboriosos están automatizados, así ahorras el tiempo a tu equipo priorizando las tareas más estratégicas.

Esta optimización permite hacer mucho más en menos tiempo, sin perder calidad y manteniendo un equipo más ágil.

2. Organización y optimización del espacio

Una de las principales ventajas de llevar el control de stock es asegurar que la mercancía esté bien almacenada aprovechando el espacio físico y facilitando la búsqueda de artículos.

La organización de todos los artículos le permite a tu equipo producir más y vender más rápido. Esto también contribuye a la preservación de los artículos, evitando daños y pérdidas.

3. Integración con el sector de compras

Un control detallado de cada movimiento te permite saber cuándo necesitas comprar algún insumo o mercancía antes de que se agote.

Además, asegura que el número de artículos comprados sea el correcto, pues comprar más de los necesarios hace que parte de tu capital se detenga e incluso genera posibles pérdidas.

4. Integración con el departamento de ventas

El sector de las ventas también se beneficia enormemente de un buen control de inventario. Después de todo, la gestión también permite a la empresa comprender mejor el comportamiento de sus clientes.

Con el registro detallado de entradas y salidas, será posible identificar los productos más vendidos, cuando son más buscados, además de identificar los productos que tienen pocas ventas.

Estos datos permiten a las empresas desarrollar estrategias de marketing más efectivas centrándose en los productos principales u ofreciendo promociones para terminar con productos que tengan pocas salidas.

5. Integración con el sector financiero

Finalmente, el sector financiero también se beneficia de una buena organización del inventario.

El control detallado evita que las empresas compren bienes repetidos o productos que tardan en venderse, lo que permite gastar el dinero en artículos más demandados que generan más ganancias, por ejemplo, si tienes un negocio de ventas online y tienes un producto por el que nadie pregunta con regularidad, es mejor no reponer el inventario con eso, hasta que sea rotado en su totalidad.

Ahora bien, el dinero también puede ser dirigido a otras áreas de la empresa que necesiten cubrir alguna necesidad. Esta es una forma inteligente de gestionar el flujo de caja de una empresa.

Cómo hacer un control de stock paso a paso

Si tienes dudas o aún no sabes cómo hacer un control de stock, a continuación, te enseñamos cómo llevarlo a cabo.

1. Haz un inventario

El inventario es un procedimiento obligatorio que necesita actualizaciones constantes. Para ello, enumera todos los artículos disponibles en el stock y la cantidad de cada uno.

De acuerdo a las entradas y salidas del stock, revisa los datos de flujo y agrega la fecha de cada movimiento. Para facilitar la gestión, centraliza estas tareas para un solo miembro del equipo y evita fallos relacionados con el conteo u organización.

2. Utiliza herramientas para automatizar el proceso

Las herramientas de administración y automatización como los sistemas ERP, te pueden ayudar a encontrar y actualizar los artículos en tu inventario, también es tan fácil cómo hacer un control de stock en Excel.

Optar por usar tecnología evita perder el tiempo con medios manuales que requieren mucha dedicación y altos costos.

Una planilla control de stock digital puede completarse más rápido y actualizarse de forma automática.

Otra forma de utilizar estas herramientas es mudando tu tienda a una plataforma de ecommerce que te permita vender y contabilizar los productos a la vez.

3. Entrena a tu equipo

Tus empleados deben estar preparados para realizar las actividades relacionadas con el control de inventario y utilizar las herramientas de gestión adoptadas por tu empresa.

Se recomienda que tu equipo cuente con un líder que se encargue rutinariamente de verificar el control y monitorear el funcionamiento de los sistemas.

4. Elegir el tipo de stock

El control de inventario se puede dividir en 3 categorías: periódico, de medición y modelo de control.

Los modelos definidos por medición son:

  • Valor monetario: es la inversión y el cálculo de los costos de cada producto.
  • Físico: se realiza un seguimiento de los artículos en relación con su cantidad.

Modelos de control:

  • Mínimo: Divide los artículos en reserva y principal de modo que cuando uno termina, se activa el siguiente. Su objetivo es evitar pérdidas en la rotación de mercancías.
  • Renovación periódica: Este modelo cubre la demanda mínima en determinados periodos hasta la próxima reposición.
  • Fin específico: responde a una necesidad específica, en el caso de un evento o promoción.

Los modelos definidos por periodicidad son:

Permanente: seguimiento en tiempo real del stock, previendo la reposición de artículos cuando se alcanza un límite mínimo.

Temporal: modelo complementario al análisis de gestión, utilizado para mantener el equilibrio patrimonial. También tiene como objetivo evitar la escasez de productos.

5. Optimiza tu stock

Este punto se basa en equilibrar la cantidad de productos almacenados, evitando mermas y excesos. Esto se puede hacer a partir de los datos recopilados sobre la rotación de artículos.

Aprovecha la información del inventario para identificar las salidas y el comportamiento de un producto o insumo.

6. Establece un margen para daños y pérdidas

Hay situaciones en las que las pérdidas son inevitables, por más que el control de inventario se ejecute con éxito.

Por lo tanto, establece un límite de daño y pérdida para los artículos en tu almacén y trata de mantenerte dentro de ese límite.

7. Calcula el costo de almacenamiento

Calcula todos los costos relacionados con espacio utilizado, sistemas de gestión, daños, pérdidas y personal, con el fin de aumentar la eficiencia.

8. Promociona productos que no se vendan

Desarrolla una estrategia para vender los artículos sin rotación, para que no se queden en tu inventario.

Si es posible, ofrece promociones y descuentos para agotarlos y ocupa su lugar con los artículos más vendidos.

9. Preparación de pedidos y control de calidad (picking)

El picking es la actividad de seleccionar y preparar un pedido para que pueda ser enviado a un cliente.

Ten cuidado de no tener problemas en este proceso, ya que puede generar conflictos con tus clientes e incluso más gastos.

El control de calidad es importante para evitar que se envíen productos equivocados, vencidos o con defectos, generando más gastos en su cambio.

ilustración de un programa de manejo de inventario en un computador

¿Es posible controlar el stock de una tienda física y una tienda online simultáneamente?

Se ha convertido en algo común ver que las empresas operan de forma online y física. Esto puede hacer que el control sea más complejo, ya que el mismo artículo puede terminar vendiéndose al mismo tiempo.

Por ejemplo, si tu producto se ofrece en plataformas como marketplace, el control debe ser más estricto para evitar ventas simultaneas con disponibilidad limitada del producto.

Para evitar que eso suceda, es importante tomar precauciones de control de existencias.

Todas las entradas y salidas de productos deben ser controladas de manera organizada, evitando errores. De esta forma, será posible integrar a los sectores de ventas, compras y finanzas para evitar errores.

Para evitar conflictos entre las ventas en línea y en la tienda física, te dejamos algunos consejos que te serán muy útiles:

  • Planifica tus compras considerando la demanda de cada artículo
  • Realiza un registro detallado de tus productos a través de inventario
  • Elige a tus proveedores con cuidado. Asegúrate de que las opciones elegidas estén comprometidas con los tiempos de entrega.
  • Realiza encuestas periódicas de inventario y revisa los datos relevantes, como los productos más vendidos y cuándo se venden mejor.
  • Utiliza herramientas de gestión para facilitar el control de inventario en tu tienda online.

Consejos para un buen control de inventario

A continuación, te dejamos una serie de consejos y prácticas que puedes implementar para controlar el inventario en tu empresa.

1. Realiza un seguimiento de los costos y los ingresos

Es necesario entender que el control de stock va más allá del inventario físico.

Otra información que necesita ser monitoreada constantemente son: el valor, rotación de inventario y margen de utilidad.

De esta forma es posible saber qué productos venden más y qué productos generan más ganancias, porque en muchos casos son cosas diferentes.

Sin embargo, necesitas saber el precio de venta exacto y la cantidad, con los costos y descuentos ofrecidos en cada artículo.

Un consejo importante es evitar hacer este tipo de controles manualmente, ya que son complejos y pueden tomar tiempo, además de ser más propensos a errores.

Invierte en sistemas de gestión que integren los sectores de inventario, compras y ventas, asegurando la precisión de los datos.

Esto permitirá que tu empresa se concentre en los productos que son más rentables, identifica los buenos y malos resultados y administra los descuentos correctamente sin perjudicar las ganancias.

2. Usa un sistema integrado para controlar tu inventario

El uso de múltiples sistemas para administrar tu inventario y negocio puede llevar mucho tiempo, además de hacer que los procesos sean más propensos a errores.

Opta por un sistema integrado para controlar tu inventario más fácilmente. Esto permitirá reducir errores, automatizar procesos, centralizar información, seguir el movimiento de entrada y venta (en algunos casos en tiempo real), monitorear los niveles de stock y los insumos utilizados en la producción.

3. Realiza un seguimiento de las ventas para evitar la escasez

Quedarse sin stock es algo muy peligroso para las empresas, que incluso puede generar pérdidas. Por lo tanto, ten en cuenta el volumen de ventas y repón los artículos del stock de acuerdo a la demanda.

Revisa también tu historial de ventas, proyección de crecimiento y factores económicos antes de tomar una decisión. Esto te permitirá predecir qué artículos pueden escasear para que puedas realizar la compra en el momento adecuado.

Mantén el foco en los productos principales, los que generan más ganancias y pregúntate si se están vendiendo más rápido de lo esperado.

Para artículos que tienen mucho tiempo en tu stock, evalúa la posibilidad de descuentos.

4. Destaca la información importante

Independientemente del método utilizado para organizar la información de tu inventario, la recopilación de información relevante es esencial.

Esto es importante porque la información registrada incorrectamente puede conducir a decisiones poco acertadas que impactan directamente en tu negocio.

Cada segmento tiene sus propias prioridades de información, a pesar de esto, hay algunos datos que siempre son importantes como: número de referencia, costo, fabricante, categoría, vigencia y ubicación. Por lo tanto, como mínimo, siempre agrega esta información.

Otras opciones importantes son información del proveedor, número de pedido, color, talla, modelo, entre otros.

5. Ten cuidado con tus bienes antiguos

También es importante controlar los artículos más antiguos en stock para evitar pérdidas de productos, ya sea por caducidad o por obsolescencia.

Este análisis de artículos de baja rotación también evitará la compra de artículos similares y permitirá que el negocio busque nuevas estrategias para incentivar la salida de esos productos.

ilustración de cajas, scanner de código de barras y diversos elementos de un inventario

Errores a evitar en el control de stock de tu negocio

Después de consultar algunos consejos y buenas prácticas, te contamos sobre los errores que deben evitarse en la gestión.

Problemas de temporadas

Es común que diferentes sectores experimenten fluctuaciones en sus ventas según las temporadas.

Es importante revisar un historial y tener esto en cuenta en el control de inventario para asegurar que no haya escasez o exceso de productos.

Estos análisis deben realizarse con frecuencia para evitar costos innecesarios. Concéntrate también en capturar más datos sobre las fluctuaciones estacionales, dejando tu negocio más preparado y así evitar los problemas externos.

Gestión con herramientas de control inadecuadas

El uso de herramientas que no fueron diseñadas para satisfacer las necesidades de tu empresa puede generar algunos errores.

En muchos casos, los sistemas utilizados al inicio de un emprendimiento no son capaces de satisfacer las demandas de una empresa cuando comienza a crecer.

Es necesario elegir una solución que integre el control de inventario con otros sectores, ofreciendo las herramientas adecuadas para las operaciones de la empresa, que puede desarrollarse con el crecimiento de tu empresa.

No actualizar el inventario

Muchas empresas cometen el error de no actualizar sus inventarios con frecuencia porque creen que el monto de su control es real.

La falta de actualizaciones puede dar lugar a problemas en el stock e incluso compras que no son necesarias.

Artículos agotados

Un control de inventario mal ejecutado puede generar varios problemas. Uno de los más drásticos es la falta de productos, lo que genera pérdidas de ventas potenciales, pérdida de ventas futuras e incluso la pérdida de confianza del cliente.

Demasiados artículos en stock

Finalmente, el exceso de inventario también puede causar mucho daño a la empresa, especialmente en el área financiera. Las pérdidas pueden ser aún mayores en el caso de productos perecederos.

Los productos que no se rotan acaban convirtiéndose en un gasto innecesario, ya que tu capital quedará detenido en el almacén en forma de productos, generando únicamente gastos de almacenamiento.

Beneficios de un ERP para el control de inventario

Las empresas con inventario que tienen una cantidad considerable de bienes necesitan las herramientas adecuadas para administrar sus productos; esto se debe a que los métodos manuales no son efectivos y tienen más margen de error.

Por eso necesitas una herramienta capaz de automatizar, conectar los sectores y procesar los datos, el sistema ERP es la opción que ofrece soluciones para todas estas demandas.

Los ERP son sistemas de gestión empresarial que cuentan con un módulo de control de inventarios para registrar movimientos, crear inventarios y reportes, todo de una forma completa que puede ser actualizada constantemente.

El uso de un sistema ERP proporciona decisiones más efectivas, además de garantizar una mayor productividad para las empresas.

La mejor forma de evitar cualquier error es mantener el control para seguir centrándonos en productos más rentables. Por lo tanto, analiza correctamente las ventas mes a mes y la rotación de inventario de cada producto.

Los 3 mejores sistemas ERP para el control de inventario

Estas son algunas de las herramientas más eficientes para controlar tu inventario.

1. Oddo

Este sistema permite la integración de todo el software, así que, todos los departamentos podrán estar conectados y comunicarse entre sí.

Lo que la hace realmente interesante, es que puedes llevar el inventario automatizado y al realizar una venta y registrarla en el sistema contable de ventas, automáticamente se descontará del stock y al final del día podrás ver el inventario actualizado.

Es una herramienta fácil de utilizar y funciona en empresas que están comenzando y las más desarrolladas.

2. SAP

El sistema SAP ERP es una de las más populares entre las grandes empresas porque funciona con un único sistema y al igual que la anterior, integra todos los procesos.

Aquí puedes controlar el stock de todos los procesos, desde la cadena de suministro, finanzas, fabricación, compras, ventas hasta el departamento de RRHH.

Cuenta con asistentes digitales especializados, es un sistema escalable y es capaz de mostrar análisis complejos.

3. FIS Global

Esta tercera herramienta está en todos los tops de las más vendidas y utilizadas por las empresas, pues es moderna y ofrece integración de todos los recursos y departamentos de una empresa.

Con respecto al inventario, es posible hacer las actualizaciones automáticas y tiene asistentes virtuales que analizan los datos y arrojan informes detallados.

¿Listo para optimizar el control de stock?

Ahora que sabes qué significa stock, cómo hacerlo en pocos pasos y los errores que debes evitar, esperamos que todo en conjunto pueda ayudarte a optimizar el control de inventario en tu negocio.

Recuerda que controlar y organizar tu stock es clave para todos los procesos que se lleven a cabo en tu empresa.

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