Comunicación empresarial: ¿cómo poner en marcha una eficiente?

¿Echas de menos un clima de cooperación y colaboración entre los empleados de tu empresa? ¡Puede ser necesario revisar o desarrollar una planificación adecuada de la comunicación empresarial! Al fin y al cabo, es responsable de la interacción que se produce con el público interno (empleados) y público externo (clientes, proveedores, etc.).

La comunicación empresarial es la base de los negocios de cualquier segmento o tamaño, ya que actúa para fortalecer la reputación e identidad de la marca ante clientes, empleados, socios, proveedores, competencia, etc. Es decir, con todo el mercado interno y externo.

¿Qué es la comunicación empresarial?

La comunicación empresarial es un área que adopta procesos y estrategias para crear y compartir información de la empresa con todos sus públicos. En definitiva, su objetivo principal es mejorar la imagen de la empresa y, por supuesto, incrementar la ventaja competitiva en el mercado nacional y exterior.

Ella es quien define la identidad de la marca y los procesos de comunicación. En otras palabras: la función de esta comunicación es dar forma al negocio, proporcionando formas de asegurar su buen funcionamiento y rentabilidad.

¿Cuáles son los principales objetivos de la comunicación empresarial?

Los principales objetivos de la comunicación empresarial son mejorar la imagen de la empresa ante los públicos internos, como los empleados, y externos, como los clientes y el mercado en general. Además, tiene la función de transmitir credibilidad y autoridad con el objetivo de aumentar sus ventas e ingresos a lo largo de los años.

¿Cuáles son los tipos de comunicación empresarial?

En términos más generales, existen dos tipos principales de comunicación empresarial: interna y externa.

Comunicación empresarial interna

Este primer tipo está enfocado únicamente a los empleados y líderes de la organización. El propósito es ser una herramienta que promueve la cultura organizacional, comparten metas, objetivos e información, motiva a los empleados y mantiene un clima de trabajo agradable y respetuoso.

Comunicación empresarial externa

La comunicación empresarial externa está dirigida al público en general, como clientes, socios, proveedores, competencia, medios de comunicación, etc.

Las acciones se basan en estrategias de marketing y publicidad para asegurar una buena reputación de marca, una gran experiencia del cliente y, por supuesto, el aumento de las ventas y los ingresos.

Flujos de comunicación empresarial

También existen varios flujos dentro de la comunicación empresarial, que varían según quién habla y con quién habla. Consulta las características de cada uno de ellos a continuación.

Flujo descendente o top-down

La comunicación vertical o descendente se realiza de arriba a abajo en una organización. Es decir, se pasa de puestos superiores, como directores y gerentes, a puestos inferiores dentro de la jerarquía corporativa.

Existe para informar y orientar a los empleados de la empresa.

Flujo ascendente o bottom-up

La comunicación ascendente se realiza de abajo hacia arriba, es decir, de las posiciones más bajas a las más altas. Suele verse en startups o empresas más abiertas y flexibles que permiten el diálogo entre niveles jerárquicos.

Ocurre cuando el directivo abre espacios para discutir decisiones con el equipo, escuchando opiniones sobre determinados temas y sus necesidades profesionales.

Flujo horizontal

La comunicación horizontal se produce cuando existe un intercambio de información entre personas que trabajan en el mismo nivel jerárquico. Este flujo es esencial para crear relaciones interpersonales, un mejor clima organizacional y un mayor compromiso.

Flujo transversal o diagonal

Ampliamente utilizado en reuniones formales, este flujo incluye la comunicación que se realiza a todos los sectores de la empresa. La idea es informar a un gran número de empleados.

Flujo circular

Se encuentra más comúnmente en empresas más pequeñas donde todos los empleados se conocen e interactúan entre sí. Representa la comunicación sin nivel, entre todos.

¿Qué importancia tiene la comunicación empresarial?

La comunicación empresarial es fundamental para que la empresa sea competitiva en el mercado. Esto se debe a que puede garantizar la satisfacción de empleados y clientes definiendo estrategias que se basen en los objetivos, misión, visión y valores de la marca.

Es la base de una gestión bien estructurada. Promueve el diálogo interno y asertivo con el fin de evitar ruidos comunicativos (¡hablaremos de ellos a continuación!) y conflictos.

Cuando hablamos del público externo, la comunicación empresarial desarrolla la identidad de la empresa para ganar una buena percepción por parte del cliente y de la sociedad en general.

De esta manera, mejora la credibilidad y autoridad corporativa tanto interna como externamente. La organización se convierte en un buen lugar para trabajar y hacer negocios.

Vea más beneficios de invertir en una buena comunicación corporativa:

• Mayor motivación y compromiso de los empleados;
• Mayor sentimiento de pertenencia a la empresa;
• Mejora la reputación de la empresa;
• Promueve el buen clima organizacional;
• Permite la comunicación a través de diferentes canales;
• Agilidad en la resolución de conflictos;
• Integra a las personas.

¿Cómo mejorar la comunicación empresarial?

Existen varios ejemplos de comunicación empresarial interna y externa, como el correo electrónico corporativo, intranet, tablón de anuncios, periódico corporativo, blog, redes sociales, sitio web, newsletter, publicidad offline y online, etc.

Pero, ¿cómo mejorar la comunicación existente y hacer más sólida y confiable la imagen de la empresa? ¡Mira algunos consejos a continuación!

• Permitir la interactividad y el diálogo con todos los públicos.
• Involucrar al público interno en los procesos y proyectos de la empresa para aumentar el compromiso.
• Ser ágil en el envío de información y comunicados oficiales para evitar el temido "corredor radioeléctrico".
• Mantener el respeto, la cordialidad y la transparencia en todas las acciones realizadas.
• Compartir el plan de comunicación con todos los directivos y mostrar la importancia de hablarlo con el equipo.
• Monitorear el desempeño y los resultados de productividad del equipo para comprender si hay algo que mejorar;
• Crear un plan de comunicación empresarial bien estructurado y detallado que sea flexible para cambiar cuando sea necesario. El mercado y el comportamiento de las personas son dinámicos, por lo que la empresa también debe serlo.

Ejemplos de ruido en la comunicación empresarial

Para mejorar la comunicación corporativa también es fundamental estar atento a minimizar el ruido que pueda surgir. Descubre cuáles son los más comunes.

Ruidos semánticos

Ocurren cuando hay divergencias en cuanto al idioma y tom de voz que la empresa comunica. Para minimizar este ruido, lo ideal es pensar que cada público tiene sus propias características, cultura y perfil y, por tanto, interpreta los mensajes de diferentes maneras.

De esta forma, se puede asumir que es necesario utilizar un lenguaje más sencillo, que abarque el entendimiento de todos. Hay una forma de hablar con la dirección y otra de hablar con el equipo de ventas, ¿verdad?

Por lo tanto, adapta el lenguaje y el segmento de contenidos según la audiencia que recibirá la información.

Ruidos psicológicos y personales

Estas dos barreras son las más difíciles de reducir, porque son innatas en cada persona. Cada empleado (o cliente) tiene su propia experiencia de vida, vivencias, forma de pensar y personalidades únicas. Y esto puede provocar conflictos de comunicación.

Pero ¿qué hacer ante esta situación tan complicada de afrontar? Centrarse en gestionar los conflictos rápidamente e invertir en mejorar el clima organizacional. También es importante que la empresa enfatice que está a favor de la diversidad y, por supuesto, del respeto en las relaciones interpersonales.

Ruido informativo

¡Cuidado con demasiada información divulgada! Filtra lo que realmente hay que decir y la mejor forma de propagar el contenido.

Un gran ejemplo es reuniones burocracia improductiva y excesiva. No sobrecargues a tus empleados, clientes y socios.

Ruido geográfico y físico

Las empresas globales o las que tienen sucursales y oficinas en más de una ciudad o estado pueden sufrir barreras físicas, aunque Internet hace que las distancias sean más fáciles y más cortas.

Algunos consejos para mitigar los daños desde esta distancia es ir más allá de las videoconferencias y los correos electrónicos corporativos. Ofrecer una intranet completa, modernos sistemas de comunicación (como Slack), redes sociales corporativas, etc.

¿Cómo armar un plan de comunicación empresarial?

Si nunca has creado un plan de comunicación empresarial o tienes uno desordenado o desactualizado, sigue leyendo y aprende de una vez por todas cómo crear un plan eficaz y completo.

La idea es organizar ideas y procesos para que el público entienda el mensaje a recibir, sin ruidos ni malos entendidos.

1. Estudiar la empresa

La comunicación empresarial debe basarse en la esencia de la empresa, incluidos sus objetivos, misión y visión. Por eso, antes incluso de definir cuál será la identidad de marca, es fundamental conocer en profundidad la organización.

• ¿Cuál es la historia de la empresa? ¿Cómo se fundó?
• ¿Cuáles son las actividades que realiza la empresa?
• ¿Cuántos empleados tiene y qué puestos ocupan?
• ¿Cuál es el principal objetivo de la marca?
• ¿Cuál es el mercado y sector de actividad de la organización?
• ¿Cuáles son sus diferenciadores competitivos?
• ¿Qué productos y servicios son más o menos importantes?

2. Determinar el objetivo de la comunicación corporativa

Después de entender cada detalle de la empresa desde su fundación, es momento de definir el primer paso del plan: los objetivos y los objetivos. Después de todo, ¿qué quiere lograr la comunicación? Separe las respuestas por corto, mediano y largo plazo.

Una gran herramienta que puede ayudar en este momento es el análisis FODA. ¿Lo conoces? Ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de la empresa y las oportunidades y amenazas del mercado en relación con la empresa.

3. Conocer el mercado en profundidad

Estudiar y analizar la competencia y el sector de actividad de la empresa. Comprenda lo que ya han hecho otras marcas y ha funcionado.

Esto permite seleccionar acciones y estrategias de comunicación para utilizarlas como referencia e inspiración. No olvides evaluar los formatos de los contenidos, las temáticas, los canales de difusión y, por supuesto, la aceptación pública de los mismos.

4. Pensar en acciones estratégicas

Ahora que has ampliado tus conocimientos sobre la empresa, su sector y la competencia, ¡es hora de ensuciarse las manos por fin!

Con el objetivo como punto final, piense en lo que la empresa puede hacer para lograr los resultados esperados. Si la idea es aumentar las ventas o retener clientes no importa. Lo esencial es crear un plan completo para lograr el objetivo final.

Destacamos la importancia de definir objetivos realistas, recursos disponibles, canales utilizados, herramientas de gestión de empleados y clientes, responsables de cada tarea y sus respectivos plazos de ejecución.

Recuerda ser flexible y pensar en los desafíos y obstáculos que puedan surgir en el camino.

5. Segmentar contenido e información

Otro punto esencial en el plan de comunicación corporativa es segmentar audiencias y comprender qué contenido es relevante para ellos.

Luego, define la forma en que se dará a conocer el tema para impactar positivamente en las personas, transmitiendo la esencia e identidad de la marca.

En otras palabras: estudia a tus compradores personas ¡y cómo impactarlos de la mejor manera! Piensa en el idioma, el diseño y el canal utilizado para cada contenido.

6. Definir canales de comunicación empresarial

Existe una variedad de alternativas para comunicarse adecuadamente con cada público. Pero eso no significa que cierto canal sea su favorito.

Para la comunicación interna, por ejemplo, es posible utilizar software como Microsoft Teams y Slack. Con estas herramientas, además de un flujo de comunicación más estructurado y transparente, es posible optimizar los procesos cuando se integra con otras herramientas, como un CRM.

Por tanto, estudia qué canales son más accedidos y por quién. Vea algunas opciones para implementar canales de comunicación empresarial:

• Público interno: correo electrónico, intranet, redes sociales corporativas, programas de mensajería corporativa, periódico mural, periódico corporativo periódico, conferencias, reuniones, talleres, eventos, entre otros;
• Público externo: medios tradicionales (periódicos, revistas, radio, exteriores y televisión), redes sociales, blog, sitio web, landing page, newsletter, vídeos, etc.

7. Determinar métricas e indicadores de desempeño

La única forma de saber si la estrategia adoptada fue exitosa es medir los datos durante y después de la realización de las acciones.

La buena noticia es que los sistemas y herramientas inteligentes proporcionan datos en tiempo real y, por tanto, es mucho más viable ajustar los errores durante el proceso.

Si la empresa ha desarrollado una campaña interna para motivar e involucrar a los equipos, es posible monitorear indicadores de desempeño y productividad para saber si la acción fue eficiente.

O, si el objetivo de la campaña era fidelizar al cliente, verifica el número de compras recurrentes durante el período.

¿Cómo monitorear los resultados de la comunicación empresarial?

Como dijimos anteriormente, lo ideal es contar con sistemas de gestión, como por ejemplo software el CRM, que lleva a cabo una gestión completa de la relación con el cliente.