Sistema ERP: qué es y cuáles son sus beneficios

¿Sabes qué es un ERP? Enterprise Resource Planning es un sistema de gestión que permite un acceso fácil, integrado y fiable a los datos de una empresa. A partir de la información recopilada por el software, es posible realizar diagnósticos profundos sobre las medidas necesarias para reducir costos y aumentar la productividad.

Aunque muchos gerentes aún desconocen esta solución, es fundamental comprender cuáles son sus características y cómo puede contribuir al negocio. ¿Por qué? Básicamente, porque la integración que proporciona aumenta la eficiencia y facilita la comunicación entre sectores.

La tecnología todavía favorece el análisis de datos y procesos. Con eso, el gerente toma decisiones más acertadas, con el objetivo de incrementar el crecimiento y la rentabilidad de la empresa. Para comprender mejor, hemos preparado una guía con la información principal sobre el tema. 

¿Qué es ERP?

El acrónimo ERP significa "Enterprise Resource Planning" o, sistema de gestión integrado. Esta tecnología ayuda al gerente de la empresa a mejorar los procesos internos e integrar actividades de diferentes sectores, como ventas, finanzas, inventario y recursos humanos.

A partir de la centralización de la información en una única plataforma, el flujo de datos corporativos se vuelve más fluido y se comparte fácilmente. A la vez, estas soluciones eliminan la duplicación de información.

Con esto, la solución queda como una base única y completa. El resultado es el acceso a información valiosa que contribuye a tomar la decisión correcta.

¿Cómo funciona el ERP en las empresas?

Ahora que sabes qué es ERP y su historial de desarrollo, es importante saber cómo se puede aplicar a la rutina empresarial. En un principio, el sistema ayuda al gerente a: administrar las cuentas por pagar y por cobrar, monitorear las ventas y dar seguimiento a las órdenes de compra.

La herramienta también contribuye a la gestión de personas, ofreciendo información sobre la productividad del equipo, por ejemplo. De esta forma, el sistema ERP facilita la gestión de la información de varios sectores de la organización.

Esta característica aumenta el control y seguimiento de los procesos. Es decir, si cada departamento utiliza un software diferente, se pueden generar errores en la información que comprometan la capacidad de producción.

A su vez, la integración de datos aumenta la eficiencia de la gestión y agiliza los trámites. La comunicación entre equipos también se vuelve más efectiva y los problemas se pueden resolver rápidamente. La consecuencia es menos puntos muertos con clientes o proveedores.

¿Quieres entender cómo funciona este proceso en la práctica?

El ERP identifica que se ha enviado una materia prima al sector de producción. Este artículo se elimina automáticamente del stock y la información del departamento de compras se actualiza. De esta manera, es más fácil controlar la necesidad de adquirir materiales.

Además, el sistema puede ayudar a los departamentos de recursos humanos y finanzas. Por ejemplo, el gerente de recursos humanos ingresa los datos de los empleados, mientras que el gerente de finanzas ingresa la información de pago. En este proceso, la solución controla todo el ciclo para evitar errores en los valores transmitidos.

Por último, el sector del marketing también puede utilizar software de gestión. Cuando notes que un producto tiene una bajada de ventas, puedes realizar una campaña específica para cambiar la situación y evitar pérdidas. Existen aún otras funcionalidades que ofrece el ERP.

• Simplificación de procesos operativos;
• Unión de inteligencia y calidad para la información;
• Inventario y control de costos;
• Gestión integrada de datos;
• Control y cumplimiento de plazos;
• Productividad incrementada.

De esta manera, es claro que todos los sectores se benefician. Sin embargo, saber qué es ERP es solo el primer paso. Más que las aplicaciones ya destacadas, esta solución también proporciona más transparencia a las acciones realizadas.

¿Cuáles son los principales módulos del ERP?

Un sistema ERP completo cuenta con varios módulos que pueden ser parte del modelo estándar o indexados según las necesidades de la empresa. Conoce los principales:

• Facturación;
• Financiero;
• Compras;
• Inventario;
• HORA;
• Supervisor;
• Gerencia de Proyectos;
• Producción.

Cabe destacar que existe, por tanto, la posibilidad de personalización, como veremos más adelante.

¿Cuáles son las ventajas del sistema ERP?

Esta publicación ya ha presentado mucha información sobre el software de gestión empresarial e incluso algunas de las ventajas que se obtienen con esta solución. Sin embargo, más que saber qué es ERP, debes comprender exactamente qué resultados positivos logrará tu organización. ¿Quieres conocer los principales?

Automatización

Un sistema de gestión reduce el tiempo que necesitan los empleados para realizar tareas burocráticas y repetitivas. ERP automatiza actividades y facilita la estandarización de procesos, con la adopción de estructuras simplificadas. De esta forma, tu negocio podrá atender las demandas de forma ágil y con un gran potencial de colaboración entre equipos de diferentes sectores.

Reducción de costos

Juega un papel importante en la integración de información de diferentes departamentos comerciales para facilitar el acceso a los datos. De esta forma, el administrador monitorea mejor el efectivo disponible e identifica la cantidad necesaria para continuar con las operaciones.

Como resultado, puedes hacer un diagnóstico más profundo sobre las medidas necesarias para reducir costos sin afectar la productividad. La herramienta también ayuda a identificar los niveles necesarios de existencias.

El objetivo es evitar una cantidad excesiva de materiales y trabajar con el stock mínimo para evitar gastos importantes y pérdidas de oportunidades.

Seguimiento de ventas

Un sistema ERP también permite realizar un seguimiento del rendimiento del equipo de ventas y de los productos con mayor rendimiento. De esta forma, el gestor identifica si es necesario invertir más en un determinado segmento, por ejemplo, o si la mejor estrategia es descontinuar un rubro que no genera resultados significativos para el negocio.

La herramienta también registra la venta de un producto, con la baja automática del artículo en stock. Este proceso ayuda a evitar errores en la identificación de la cantidad disponible para la venta, por ejemplo, lo que favorece la reducción de fallas durante las negociaciones.

Además, muchos sistemas de gestión permiten la creación de alertas por parte del responsable del sector bursátil, para estar informado del momento en que el nivel de almacenamiento alcanza un límite mínimo recomendado. Con estos datos, es posible solicitar al departamento de compras que realice un nuevo pedido al proveedor.

Transparencia y seguridad

El sistema ERP crea una base de datos corporativa centralizada, situación que genera más transparencia en los procesos y la información. Las actividades de cada área aparecen en una única pantalla para los usuarios, en forma de cuadro de mando. Esto facilita el seguimiento de las demandas de cada sector.

Además, el software de gestión aumenta los niveles de seguridad de los datos empresariales, como hemos visto. Al fin y al cabo, muchas herramientas ya permiten enviar información a la nube, que suele contar con robustos sistemas de protección.

Integración

No siempre utilizan recursos tecnológicos en la gestión y manejan la información empresarial utilizando hojas de cálculo de Excel. A pesar de ser una alternativa muy utilizada, se vuelve inviable cuando la empresa crece o quiere consolidarse en el mercado.

En este caso, el control se vuelve más difícil, ya que aumenta el número de datos y los sectores tienen más dificultades para promover una comunicación eficiente. La integración de herramientas también facilita este seguimiento del directivo y de los empleados de la empresa.

Así, el sistema ERP te permite monitorear varios departamentos al mismo tiempo. El sector financiero, por ejemplo, puede tener acceso a la información del área de compras y realizar pagos a proveedores. El software también simplifica el seguimiento de las previsiones de ventas.

Con la identificación de los pedidos realizados por los clientes, el equipo de producción programa sus actividades de manera más eficiente. A su vez, el sector de inventario verifica más rápidamente si los niveles de artículos son adecuados para satisfacer la demanda, por ejemplo.

Es claro, por lo tanto, que esta integración de información ayuda al gestor a realizar análisis más precisos sobre el negocio. El resultado es una toma de decisiones más eficaz, lo que favorece el crecimiento de la empresa.

Disminución de errores

El uso de diferentes sistemas dentro de la empresa puede generar fallas en la comunicación entre plataformas y errores en la información. La misma situación ocurre cuando los empleados prefieren enviar datos a través de correos electrónicos u hojas de cálculo de Excel.

Con el uso de un sistema ERP se reducen las fallas en el manejo y registro de la información. La solución también evita que dos sectores diferentes tengan que registrar datos similares, pero que tendrán usos diferentes.

Por ejemplo, los vendedores ingresan datos sobre pedidos en el software. La información ya se envía al equipo administrativo, que la utiliza para emitir facturas y boletas. También se trasladan al equipo de expedición de pedidos con el fin de reducir el tiempo de espera del cliente y los errores cometidos en estos procesos.

Gestión de personas

La falta de uso de sistemas integrados suele generar una importante pérdida de tiempo con las tareas administrativas. Esta característica conduce a una disminución de la productividad del equipo y la eficiencia de las operaciones.

Al utilizar un sistema ERP, los profesionales dedican sus horas de trabajo a la realización de actividades que generan más valor para la organización, como definir estrategias de ventas, marketing y contratación.

El sector de recursos humanos también gana más tiempo para dedicarse a la realización de demandas que buscan la valorización del empleado, como la creación de un plan de carrera y cursos de formación.

Así, los empleados se sienten más motivados para realizar sus actividades. Al mismo tiempo, la empresa utiliza su potencial humano para obtener ventajas competitivas y diferenciarse de la competencia.

Asistencia en la toma de decisiones

Un manejo más efectivo de la información ayuda a identificar qué áreas necesitan más inversiones, así como las estrategias a adoptar para reducir costos. El sistema ERP realiza estas actividades y además contribuye a la detección de fallas en los procesos y la visualización de los principales factores que generan gastos innecesarios.

Asimismo, cuenta con funcionalidades que permiten la visualización gráfica de la información más importante de la empresa y facilita la identificación de los principales indicadores de desempeño del negocio, así como su configuración para el seguimiento automático.

En definitiva, el gestor monitoriza los KPIs (Key Performance Indicators), analiza e identifica las principales causas de los problemas, y adopta medidas para solucionarlos de forma más rápida y eficaz.

¿Cómo saber si la empresa necesita un sistema ERP?

Cada negocio tiene un perfil y retos diferentes. Sin embargo, algunas señales ayudan al gerente a identificar si su empresa está pasando por dificultades. Estos indicios señalan el momento de buscar soluciones más eficaces para la organización.

Conoce los factores que muestran que la empresa necesita un sistema inteligente para mejorar los procesos:

• El equipo dedica mucho tiempo a tareas que podrían automatizarse;
• El gerente no tiene acceso a los datos y necesita ser informado por los otros empleados sobre decisiones importantes para el negocio;
• La empresa trabaja con varios proveedores, de diferentes regiones del país o del mundo;
• La empresa tiene una gran cantidad de software que se ha implementado a lo largo de los años, pero no están conectados entre sí;
• El equipo no identifica los niveles exactos de existencias disponibles;
• El gerente pasa mucho tiempo buscando información sobre la empresa y tratando de encontrar soluciones para aumentar la productividad y la eficiencia;
• Los empleados no pueden compartir información fácilmente, situación que deja a la empresa susceptible a errores;
• El gerente tiene dificultades para cumplir con la normativa vigente y ya recibió una multa por incumplimiento;
• Los problemas tardan en identificarse y el equipo no puede ser proactivo para resolver situaciones simples.

Si notas que algunas de estas situaciones ocurren en tu empresa, es momento de invertir en un sistema ERP. Por lo tanto, vale la pena entender cómo funciona su adopción.

¿Cuáles son las integraciones estratégicas del software ERP?

El objetivo principal del sistema de gestión empresarial es integrarse con otras soluciones organizacionales para apoyar la toma de decisiones y proporcionar información más precisa. Para llegar a este nivel, existen algunas posibilidades estratégicas, como las que presentamos ahora.

BI

La oferta de cuadros de mando personalizados permite tomar decisiones eficientes en función de diferentes indicadores de la empresa. Con esta integración, hay más posibilidades de ofrecer resultados reales para eliminar los cuellos de botella. Esto se debe a:

• Integración de datos;
• Big Data;
• Servicios de procesamiento;
• Entrega de ideas;
• Implementación de la gobernanza y la seguridad.

BPM

El foco aquí es aumentar el control de los procesos internos, flujos de trabajo y reportes, además de facilitar la integración con sistemas heredados y obtener KPIs consistentes con el negocio. Estas actividades son posibles gracias a recursos tales como:

• Centro de tareas, que presenta elementos pendientes, fechas límite, etc.;
• Modelador gráfico;
• Formas dinámicas;
• Integración con sistemas heredados, con diagnósticos integrables con cualquier proveedor y tecnología.

Comercio electrónico

El objetivo del sistema ERP integrado con el comercio electrónico es atender a la industria y al comercio minorista de manera diferenciada, para ofrecer una experiencia positiva, que aumente las posibilidades de fidelización. Al mismo tiempo, el precio de venta es controlado debido a la información centralizada.

También puedes implementar una omnicanal y trabajar con marketing, logística, ventas, pagos, tienda de aplicaciones y personalización. Así, los procesos son más eficientes.

GED

Electronic Document Management le permite controlar, compartir y acceder a archivos de forma centralizada. Con esto, tu equipo deja de perder tiempo buscando información y trabaja estratégicamente. Para llegar a este nivel, la función se basa en:

• Buscar contenido;
• Taxonomía;
• Visor de documentos;
• Ciclo de vida del archivo;
• Visualización móvil;
• Ámbito de aprobación.

Fiscal

La solución fiscal integrada al sistema ERP mantiene actualizadas las normas de la legislación. Como resultado, las acciones están alineadas con el segmento de negocios, lo que evita la aplicación de multas y sanciones. Más que eso, es posible pagar menos impuestos dentro de lo que determinen las leyes.

HR

HR actúa de forma más estratégica con la integración de este módulo al sistema ERP. Esto se debe a que el área trabaja en consonancia con otros sectores empresariales. Como resultado, los informes brindan información relevante que contribuye a la toma de decisiones. También se simplifican los principales procesos burocráticos del departamento, entre ellos:

• Nómina;
• Punto electrónico;
• Medicina y seguridad en el trabajo;
• Procesos laborales;
• BI y analítica.

CRM

El propósito es mejorar las relaciones con los clientes para aumentar el compromiso y la productividad de la fuerza de ventas. Al mismo tiempo, es posible seguir la evolución de las operaciones y obtener información y datos consistentes. La consecuencia es la optimización del proceso de comunicación y otras funciones, tales como:

• Gestión de leads y clientes;
• Gestión de oportunidades;
• Administración de equipos;
• Geolocalización y rutas;
• Gráficos dinámicos;
• Formularios

Pero, ¿qué es un CRM?

Como explicamos aquí, el ERP es un sistema de gestión empresarial, por lo que tiene un enfoque más administrativo, principalmente en actividades esenciales para el funcionamiento de la organización.

Aquí, podemos mencionar aquellas tareas internas más rutinarias del negocio, como la emisión de facturas, la gestión financiera y el control de inventarios, por ejemplo.

Vea algunas características importantes de ERP para empresas:

• recopilación y análisis de datos en tiempo real;
• contribuye a la reducción de costos;
• integración de sectores y tareas;
• alineación estratégica;
• sistema flexible

El CRM, Customer Relationship Management, por otro lado, está directamente relacionado con los clientes de la empresa y el proceso de ventas. 

Este sistema trabaja en la relación con el consumidor, acompañando todas las etapas del recorrido de compra y contribuyendo a acciones estratégicas de retención y fidelización.

Para eso, el software ofrece herramientas que contribuyen a la experiencia del cliente. 

Los recursos están orientados a comprender las necesidades del consumidor y mejorar el servicio, así como a reducir el tiempo del ciclo de compra, haciendo más rentable el proceso.

Ve las principales ventajas de usar un sistema CRM en tu negocio:

• Comprensión del proceso de compra y las necesidades del público;
• Identificación de oportunidades de venta;
• Mayor satisfacción del consumidor;
• Acciones de marketing más asertivas;
• Mejora en el servicio al cliente.

¿Cuál es la similitud entre ERP y CRM?

A pesar de ser sistemas diferentes, tanto ERP como CRM son plataformas de gestión importantes dentro de una empresa.

Ambas soluciones trabajan con la automatización de procesos, visando la optimización operativa y estratégica de los más diversos negocios.

También comparten la gestión de algunas tareas comunes, como la automatización de las acciones de marketing y el propio ciclo de ventas. 

En la práctica, estas herramientas se complementan y, juntas, aseguran una estructuración eficiente de todos los procesos administrativos y de ventas.

Una de las características del ERP es la integración de varios sistemas en una misma base de datos, con el fin de centralizar la información y facilitar la gestión de diferentes tareas.

Al integrar el sistema de gestión empresarial con el CRM, es posible obtener resultados muy positivos en la gestión de la organización en su conjunto, contribuyendo directamente al crecimiento del negocio. 

En general, esta integración es fundamental para garantizar el máximo aprovechamiento del sistema de gestión empresarial. 

¿Cuáles son las tendencias para los próximos años?

La tecnología cambia constantemente y las soluciones reciben recursos cada vez más valiosos para la gestión empresarial. Por lo tanto, la inteligencia artificial es una tendencia candente para crear sistemas eficientes.

Con esta tecnología, el personal puede decidir más fácilmente cuándo puede ofrecer un descuento por pago anticipado, por ejemplo. Esto se debe a que la inteligencia artificial recopila los datos y presenta su impacto al gerente.

También se espera que la realidad aumentada y el aprendizaje automático cambien el uso del software a lo largo de los años. Estas tecnologías ayudan a los profesionales a hacer las cosas con mayor rapidez y precisión. De esta manera, se contribuye al cumplimiento de las demandas, por ejemplo, evitando errores en el empaque de los productos para enviar a los clientes.

¿Has entendido los beneficios del ERP para tu negocio?

¡Listo! Ahora ya sabes qué es el ERP y cuáles son los beneficios de utilizar esta solución en tu negocio. La tecnología ayuda al gerente a controlar mejor los costos y las entradas de recursos, los niveles de inventario de materias primas y los pagos realizados a los proveedores.

De esta manera, se pueden obtener conocimientos valiosos para mejorar la gestión y aumentar la productividad.